Hva er et policyhåndteringssystem?

Sliter du med å holde oversikt over retningslinjer og prosedyrer i organisasjonen din? Retningslinjer kan fort bli et rot. I dag skal vi introdusere deg for et verktøy som kan forenkle håndteringen av disse retningslinjene: Policy Management System. Vi skal forklare hva det er, hva de viktigste funksjonene er, og hvordan det fungerer i praksis. Vi ser på eksempler fra ulike bransjer, blant annet bank, helsevesen og produksjon. La oss komme i gang!

Grunnleggende om et Policy Management System

Håndtering av policyer uten de riktige verktøyene kan være en stor utfordring. Et Policy Management System kan forenkle alt og hjelpe deg på disse måtene: 

• Organiser policyer på ett sted slik at det er enkelt å finne alt sammen. 

• Hold alle på samme side med de nyeste policyversjonene. 

• Oppdater retningslinjer raskt med en strømlinjeformet prosess. 

• Varsl teamet ditt automatisk om policyoppdateringer. 

• Sikre dokumentene dine med kontrollert tilgang og sikker lagring. 

• Spor hvem som har lest og godtatt retningslinjene for bedre samsvar.  

I neste avsnitt skal vi se nærmere på noen av de viktigste funksjonene i Policy Management Systems.

Nøkkelfunksjoner i et Policy Management System

Et Policy Management System tilbyr noen gode verktøy og funksjoner som hjelper deg med å administrere policyer og holde deg oppdatert på samsvar. La oss se nærmere på hva disse funksjonene er, og hvordan de kan gjøre jobben din enklere.  

Enkelt å lage retningslinjer og samarbeide

• Leverer enkle verktøy og maler som hjelper deg med å skrive og organisere retningslinjer uten at du trenger ekspertkompetanse.
• Brukervennlig design gjør den tilgjengelig for alle teammedlemmer.
• Støtter samarbeid ved at flere brukere kan jobbe med policyer sammen på ett sentralt sted.
• Sporer og viser endringer som er gjort i retningslinjene, og viser hvem som har gjort hver endring og når.
• Opprettholder en fullstendig versjonshistorikk for åpenhet og ansvarlighet.

Ryddige og enkle godkjenninger

• Guider deg gjennom hele godkjenningsprosessen fra start til slutt.
• Gjør det mulig for utpekte korrekturlesere å gjennomgå, kommentere og godkjenne retningslinjer før de ferdigstilles.
• Sender automatisk varsler og påminnelser for å sikre at korrekturleserne ikke går glipp av godkjenningsoppgavene sine.

Enkel distribusjon av retningslinjer

• Distribuerer automatisk godkjente retningslinjer til de rette personene eller gruppene.
• Sender ut påminnelser for å sikre at alle holder seg informert om nye eller oppdaterte retningslinjer.
• Sørger for at alle teammedlemmer er klar over og forstår de nyeste retningslinjene og forventningene.

Hold enkelt oversikt over endringer

• Fører en detaljert oversikt over alle endringer som gjøres i retningslinjene, inkludert oppdateringer, tilføyelser og slettinger.
• Gjør det mulig for brukere å se og sammenligne ulike policyversjoner for å se hva som har endret seg over tid.

Sikker og kontrollert tilgang

• Styrer tilgangen til policyer basert på brukerroller og tillatelser.
• Kontrollerer hvem som kan se, redigere eller godkjenne policyer for å sikre at sensitiv informasjon beskyttes.
• Sørger for at teammedlemmer kun får tilgang til informasjon som er relevant for deres rolle og ansvarsområder.

Nå som vi har gått gjennom de viktigste funksjonene, kan vi gå videre til hvordan ulike bransjer bruker Policy Management Systems.

Hvordan Policy Management Systems fungerer på tvers av bransjer 

La oss se på hvordan Policy Management Systems brukes i ulike bransjer som bank, helsevesen og produksjon. Disse systemene er ikke bare one-size-fits-all, de er fleksible verktøy som kan tilpasses behovene i ulike bransjer. Slik gjør de en forskjell i hver enkelt bransje: 

Policy Management Systems in banking 

Et Policy Management System fungerer som et sentralt verktøy for å organisere og vedlikeholde ulike bankretningslinjer og prosedyrer for å sikre etterlevelse og effektivitet. Slik støtter et PMS bankene:

• Organiserer retningslinjer mot hvitvasking av penger: Lagrer og administrerer AML-policyer, sørger for at de er oppdaterte og kommuniseres til teamet.
• Støtter overholdelse av GDPR: Bistår med å administrere GDPR-relaterte dokumenter og sporing av samtykkeskjemaer for beskyttelse av kundedata.
• Dokumenterer prosedyrer for oppdagelse av svindel: Hjelper med å organisere og oppdatere prosedyrer for å oppdage og reagere på svindel.
• Oppfølging av økonomireglementet: Opprettholder oversikt over finansreglementet og bidrar til å sikre at det er oppdatert og tilgjengelig.
• Letter interne revisjoner: Organiserer dokumentasjon og støtter den interne revisjonsprosessen for samsvarskontroller.
• Oppdaterer retningslinjer for kundeklager: Fører oversikt over retningslinjene for klagebehandling og sørger for at de er oppdaterte.
• Håndterer dokumentasjon av sikkerhetspolicyer: Hjelper med å organisere og kommunisere sikkerhetspolicyer for både fysiske og digitale eiendeler.

Policystyringssystemer i helsevesenet 

Et Policy Management System kan forbedre håndteringen av regelverk i helsevesenet betydelig, slik at du kan overholde regelverket og fokusere på pasientbehandling. Slik kan et PMS være til nytte for helsepersonell: 

• Håndtering av pasienters personvern og overholdelse av lover og regler: Hjelper deg med å holde personvernerklæringer og samtykkeskjemaer i tråd med personvernlovgivningen og forskrifter. 
• Oppfølging av opplæring og sertifisering av ansatte: Hjelper med å holde oversikt over opplæring og sertifisering av ansatte, noe som støtter samsvar med kvalifikasjoner for ulike roller.
• Organiserer dokumenter for revisjoner: Gir et sentralisert sted for lagring og organisering av dokumenter, noe som gjør revisjoner mer effektive.
• Streamlining av prosedyrer for hendelsesrapportering: Støtter dokumentasjon og organisering av hendelsesrapporteringsprosesser for raskere og mer effektiv løsning.

• Opprettholder retningslinjer for infeksjonskontroll: Hjelper med å dokumentere og administrere retningslinjer knyttet til beste praksis for infeksjonskontroll for pasientsikkerhet.

• Håndtering av retningslinjer for medisinsk utstyr: Organiserer retningslinjer for vedlikehold av medisinsk utstyr og sørger for at det oppfyller forskriftene.

Regelstyringssystemer i produksjon 

Et Policy Management System er avgjørende for produksjonsindustrien. Det hjelper deg med å holde ting i gang og holde deg oppdatert på alle viktige regler og forskrifter. Slik gjør et PMS det enklere å produsere: 

• Sette opp og administrere sikkerhetsprotokoller: Hjelper deg med å organisere og spore sikkerhetstiltak for å sikre at de følges for å skape en trygg arbeidsplass.

• Overvåke produktinspeksjoner og kvalitetskontroll: Hjelper deg med å dokumentere inspeksjoner og opprettholde høye standarder for produktene du lager.
• Håndtering av miljøbestemmelser: Hjelper deg med å holde oversikt over regler for avfallshåndtering og forurensningskontroll, slik at du overholder miljøbestemmelsene.
• Koordinerer opplæring og sertifisering av ansatte: Hjelper deg med å holde oversikt over hvem som trenger opplæring og sertifiseringer for å sikre at alle er oppdatert på prosedyrer og utstyr.
• Opprettholder sterke leverandørrelasjoner: Hjelper med å dokumentere og administrere informasjon for å sikre at leverandørene oppfyller kvalitets- og etiske standarder.
• Planlegger regelmessig maskinvedlikehold: Hjelper deg med å holde oversikt over vedlikeholdsplaner for å holde utstyret i god stand og unngå produksjonsforsinkelser.
• Dokumentere hendelser for effektive revisjoner: Hjelper deg med å organisere hendelsesregistreringer for å sikre at revisjoner er effektive og at problemer blir håndtert på riktig måte.

Fordelene med et system for policyhåndtering 

Et Policy Management System er mer enn bare et verktøy, det er din hjelper for å få alt til å gå som smurt i organisasjonen. Slik kan et PMS utgjøre en stor forskjell: 

Efterlevelse gjort enkelt

Et PMS gjør det enkelt og stressfritt å håndtere compliance. Det sikrer at retningslinjene dine alltid er oppdaterte, og at teamet ditt vet hva som kreves for å overholde dem. Du trenger ikke lenger å kjempe for å overholde tidsfrister eller bekymre deg for endringer i regelverket - alle dine compliance-behov blir effektivt håndtert. 

Gjør policyadministrasjon til en lek

Glem alt om manuelle oppdateringer og tapte dokumenter. Med et PMS blir det mye enklere å administrere policyer. Automatiske påminnelser og varsler betyr mindre arbeid for deg, noe som sparer tid og hjelper teamet ditt med å fokusere på det som virkelig betyr noe. I tillegg kan du bli papirløs, noe som er bra for både budsjettet og miljøet. 

Hold alle oppdatert  

Med et PMS får alle de nyeste policyoppdateringene akkurat når de trenger dem. Regelmessige oppdateringer og enkel tilgang til informasjon sørger for at alle vet hva som forventes, noe som bidrar til å bygge en sterk kultur der man følger reglene. 

Øk medarbeidernes engasjement 

Ved å sende ut retningslinjer og spore hvem som har lest dem, hjelper et PMS de ansatte med å holde seg engasjerte og ansvarlige. Det er enkelt for dem å anerkjenne og forstå retningslinjene som støtter et positivt arbeidsmiljø. 

Beskytt varemerkets omdømme

Et PMS bidrar til å beskytte organisasjonen din mot juridiske problemer ved å sørge for personvern og datasikkerhet. Dette bidrar ikke bare til at du overholder regelverket, men bygger også tillit hos kundene dine ved å vise at du er opptatt av å beskytte informasjonen deres. 

Anbefalte retningslinjer og gratis maler  

Det kan være enkelt og effektivt å komme i gang med policyadministrasjon med de riktige verktøyene og ressursene. Her er tre viktige retningslinjer vi anbefaler for alle organisasjoner, sammen med gratis maler for å hjelpe deg med å komme i gang: 

IT-sikkerhetspolicy

Denne policyen beskriver IT-sikkerhetsmålene og prosedyrene for å beskytte de tekniske systemene dine. Den er avgjørende for å beskytte dataene dine mot cybertrusler. Få gratis mal for å begynne å utarbeide retningslinjene dine, og sjekk ut vår blogginnlegg for enkle tips om hvordan du implementerer IT-sikkerhetstiltak, fra å sette opp brannmurer til å administrere tilgangskontroller.

Acceptable use policy

Definér hva som er greit og hva som ikke er greit når du bruker bedriftens IT-ressurser. Disse retningslinjene bidrar til å opprettholde et sikkert og produktivt arbeidsmiljø ved å sette klare regler for alle. Last ned gratis mal for å opprette din egen policy for akseptabel bruk og lese vårt blogginnlegg for beste praksis for å håndheve disse retningslinjene, inkludert hvordan du håndterer brudd og kommuniserer forventninger.

Password policy

Lag sterke, effektive passord for å holde kontoene og dataene dine sikre. En solid passordpolicy er nøkkelen til å forhindre uautorisert tilgang og datainnbrudd. Hent den gratis malen for å komme i gang, og finn ut mer om passordstrategier i denne blogginnlegg.

Policy Management og IT-sikkerhet 

Vi håper du likte å lære om hvordan et Policy Management System kan gjøre det enklere og mer effektivt å administrere organisasjonens retningslinjer. 

Vi har en rekke gratis ressurser som er utviklet for å hjelpe deg med å styrke sikkerhetskulturen og holde teamet ditt informert. Begynn med 4 av våre GRATIS bevissthetskurs for å gi teamet ditt en solid start innen cybersikkerhet. Og sjekk ut våre phishing-simuleringer for å oppdage og reagere på trusler.  

Og gå ikke glipp av vår gratis cybersikkerhetsplakater for raske påminnelser rundt på kontoret og lytt til Coffee and Cybersecurity, podkasten vår der vi snakker om de nyeste IT-sikkerhetstrendene mens vi drikker kaffe. 

Vi håper du finner disse verktøyene nyttige når du skal ta policyhåndteringen og IT-sikkerhetsrutinene dine til neste nivå.