Alle bedrifter samler inn og behandler mange personopplysninger og sensitive data. Hvis du er ansvarlig for GDPR (General Data Protection Regulation), kan det være vanskelig å få en klar oversikt over hvor du lagrer alle dataene som bedriften din har samlet inn. Men å få denne oversikten er det første skrittet mot å beskytte dataene. Det starter med dataoppdagelse, som er oppgaven med å kartlegge alle dataene dine. I dette innlegget skal vi fortelle deg hva dataoppdagelse er, og hvordan du kan komme i gang.
Hva er dataoppdagelse?
Alle virksomheter samler inn enorme mengder data om kunder, markeder, produksjonsprosesser og alle andre prosesser i kundereisen du kan tenke deg. Som et resultat av dette kan det være vanskelig å identifisere hvor personlige og sensitive data er lagret i virksomheten. Det gjør det vanskelig å vite hvor du må ta ekstra forholdsregler når du håndterer og behandler dataene. Det er her dataavdekking kommer inn i bildet. Dataavdekking innebærer å skanne filer, e-poster og systemer for å finne ut hvor dataene er lagret i virksomheten, og hvem som har tilgang til dem. Dataavdekking gjør det mulig å identifisere, spore og klassifisere sensitive data og få oversikt. På den måten får du en oversikt som hjelper deg med å beskytte dataene dine ved å sørge for at de nødvendige kontrollene er på plass og at du oppfyller kravene til samsvar. Å gjøre dette manuelt kan være en fryktelig oppgave. Heldigvis finnes det ulike løsninger der ute, for eksempel Safe Online, som tilbyr verktøy som kan hjelpe deg med å kartlegge sensitive data. Vi kommer tilbake til dem senere.
Hvorfor er det viktig å kartlegge data for å sikre dataetterlevelse?
Data som gjemmer seg et sted på serverne dine, kan ikke håndteres eller beskyttes effektivt, og som et resultat kan de bli utsatt for datainnbrudd. Du kan ha personopplysninger på tvers av systemene dine til ulike formål som kanskje ikke lenger eksisterer. Ubrukte og skjulte data kan virke ufarlige, men de samme GDPR-reglene gjelder, og derfor er det viktig at du iverksetter tiltak for å oppdage alle typer sensitive data fra systemene, uavhengig av nytteverdi, fordi du må beskytte og respektere kundenes personvern. Manglende overholdelse kan være økonomisk ødeleggende for bedrifter, og derfor er det viktig at du vet hvilke data du behandler og hvor du lagrer dem. Du trenger en strategi for å få dette til, for eksempel datainnhenting for å sikre etterlevelse døgnet rundt.
Fjernarbeid og behovet for datainnhenting
Fjernarbeid er den nye normalen i mange virksomheter, i det minste delvis, og daglige forretningsaktiviteter som fildeling og lagring utføres i skyen. Dette kan bli en utfordring fordi man må vite nøyaktig hvor viktige personopplysninger er lagret. I tillegg kommer at data er i stadig endring og bevegelse, regelverket utvikler seg, og dere implementerer sannsynligvis også ny teknologi og nye systemer nå og da. Derfor kan det være vanskelig å finne tid, ressurser og til og med kompetanse til å holde oversikt over hvor personopplysningene er lagret. Data discovery er en løsning som kan hjelpe deg med å kartlegge dataene dine og iverksette tiltak for å ha de beste sikkerhetsrutinene på plass. Du trenger en oversikt over alle dataene dine før du kan beskytte dem på riktig måte.
Hva er fordelene med dataavdekking?
Dataavdekking har flere fordeler som kan bidra til å styrke datasikkerheten i bedriften din. Her er noen av de viktigste fordelene du kan oppnå med effektiv datainnhenting:
- Muligheten til å bruke beskyttende kontroller og retningslinjer for beskyttelse av bedriftens data
- Forbedre prosessen med å forstå hvilke data dere eier, hvor de er lagret, hvem som har tilgang til dem og hvor
- Sporing av sensitive data som kan være eksponert eller på randen av et datainnbrudd på grunn av utilstrekkelig sikkerhet
- Fullstendig oversikt over dataene
- Risikostyring og overholdelse av lover og regler
Det finnes to måter å finne data på
De to formene for datainnhenting er manuell datainnhenting og smarte datainnhentingsverktøy. Manuell datainnhenting innebærer at en teknisk dataekspert håndterer data manuelt. Smarte verktøy for datainnhenting utnytter automatisering for å gjøre prosessen rask og enkel. Smart dataavdekking er ikke bare raskere, det er også mer kostnadseffektivt i det lange løp, siden det er mye mindre arbeidskrevende for deg å gjennomføre. Du må selvfølgelig fortsatt holde et øye med verktøyet og sørge for at det finner alle dataene, men hvis det fungerer, sparer du mye tid. Bedrifter trenger kontroll når det gjelder datasikkerhet og datainnhenting, og datainnhentingsverktøy er et verktøy som kan hjelpe til med dette.
Hvordan kommer man i gang med et verktøy for datainnhenting?
Den manuelle måten høres slitsom ut, ikke sant? Derfor er det fornuftig å komme i gang med et Data Discovery-verktøy. Det første du må gjøre er å finne noen som tilbyr et slikt verktøy. Safe Online tilbyr en Data Discovery-løsning. Etter at du har funnet et verktøy, tar det tre trinn å komme i gang, og et fjerde trinn å fortsette.
Trinn 1: Skann filene og e-postene dine
Først bruker du verktøyet til å kartlegge og finne alle sensitive data ved å skanne mapper, filer og e-poster. Hvis du ikke bruker et verktøy, må du sjekke alle mappene og filene manuelt mens du dokumenterer dem. Du kan ikke gjøre noe før du har en status på hvor du befinner deg i dag. Du må velge hva du vil skanne, og deretter lene deg tilbake og vente på resultatene (hvis du gjør det manuelt, kan du ikke lene deg tilbake og vente).
Trinn 2: Få en oversikt over de sensitive dataene dine
Når du har skannet filene og e-postene dine, får du en oversikt over alle sensitive data og hvor du lagrer dem. Forhåpentligvis er det ikke så mange overraskelser, men vi kan tenke oss at det kan være noen få første gang du gjennomfører en skanning. Oversikten over data er viktig, da den også vil være et utgangspunkt for hvordan du ligger an i dag, og et utgangspunkt for å ta noen beslutninger om hva du bør endre eller ikke. Safe Online gir deg også statistikk som viser risikoen ved dataene du lagrer. Dette gjør det enklere å gjøre en grundig risikoanalyse som vil hjelpe deg i arbeidet med databeskyttelse.
Trinn 3: Gjennomfør tiltak
Basert på oversikten er det på tide å handle. Kanskje finner du ut at ansatte ikke sletter e-postene sine, og at du lagrer mange personopplysninger i e-poster. Hvis dette er tilfelle, er det en åpenbar utfordring du må ta tak i. Det kan også hende at du finner filer som du ikke visste inneholdt mye sensitiv informasjon, og at filene derfor er tilgjengelige for alle ansatte. En enkel løsning er å lagre filene på et sted der bare de rette personene har tilgang til dem.
Trinn 4: Gjenta det
Dataoppdagelse er ikke en engangsløsning. Nye data lagres hele tiden, og ved å skanne filer og e-poster kontinuerlig sørger du for at du har oversikt over dem. Forhåpentligvis kan skanningen og statistikken hjelpe deg med å bygge opp prosesser som sørger for at alle data er trygge og sunne, men du trenger datakartlegging for å sikre at dette er tilfelle.
Alt handler om å beskytte data og unngå bøter
Du må vite hvilke data du behandler og hvor du lagrer dem, før du kan beskytte og håndtere dem på en effektiv måte. Første skritt på veien er å kartlegge dataene dine. Du kan gjøre det manuelt ved å gå gjennom alle bedriftsdataene dine, men det er en slitsom prosess. Du kan også bruke verktøy som Safe Onlines DataMapper for å gjøre det litt enklere. Når du har en klar oversikt over alle sensitive data som er lagret, kan du iverksette tiltak for å gjøre databehandlingen bedre og sikrere. På den måten vil kundene dine stole på deg, og du vil unngå bøter fordi du har en klar oversikt over hvilke data du behandler og hvordan. Det er et godt skritt på veien mot å være i samsvar med GDPR.
