Vad är ett system för policyhantering?

Kämpar du med att hålla reda på policyer och rutiner i din organisation? Policys kan snabbt bli en enda röra. I dag ska vi presentera ett verktyg som kan förenkla hanteringen av dessa policyer: Policy Management System. Vi kommer att förklara vad det är, dess viktigaste funktioner och hur det fungerar i verkliga scenarier. Vi tittar på exempel från olika branscher, bland annat bank, sjukvård och tillverkning. Låt oss komma igång!

Grundläggande om ett system för policyhantering

• Organisera policyer på ett ställe så att allt är lätt att hitta. 

• Se till att alla är på samma sida med de senaste policyversionerna. 

• Uppdatera policyer snabbt med en strömlinjeformad process. 

• Automatiskt meddela ditt team om policyuppdateringar. 

.
• Säkra dina dokument med kontrollerad åtkomst och säker förvaring. 

• Spåra vem som har läst och godkänt policyer för bättre efterlevnad.  

Nyckelfunktioner i ett system för policyhantering

Ett system för policyhantering erbjuder några bra verktyg och funktioner som hjälper dig att hantera policyer och hålla koll på efterlevnaden. Låt oss utforska vilka dessa funktioner är och hur de kan göra ditt jobb enklare.  

Ett enkelt policyskapande och samarbete

• Försörser med enkla verktyg och mallar som hjälper dig att skriva och organisera policyer utan att behöva expertkunskaper.
• Användarvänlig design gör den tillgänglig för alla teammedlemmar.
• Stödjer samarbete genom att låta flera användare arbeta med policyer tillsammans på en central plats.
• Spårar och visar ändringar som gjorts i policyer och visar vem som gjort varje ändring och när.
• Behåller en fullständig versionshistorik för transparens och ansvarighet.

Smidiga och enkla godkännanden

• Guidar dig genom hela processen för godkännande av policyer från början till slut.
• Låter utsedda granskare granska, kommentera och godkänna policys innan de är färdigställda.
• Skickar automatiskt varningar och påminnelser för att säkerställa att granskarna inte missar sina godkännandeuppgifter.

Effektiv distribution av policyer

• Automatiskt distribuerar godkända policyer till lämpliga individer eller grupper.
• Skickar ut påminnelser för att säkerställa att alla håller sig informerade om nya eller uppdaterade policyer.
• Säkerställer att alla teammedlemmar är medvetna om och förstår de senaste policyerna och förväntningarna.

Håll enkelt koll på förändringar

• Håller ett detaljerat register över alla ändringar som görs i policyer, inklusive uppdateringar, tillägg och borttagningar.
• Låter användare visa och jämföra olika policyversioner för att se vad som har ändrats över tid.

Säker och kontrollerad åtkomst

• Hanterar åtkomst till policyer baserat på användarroller och behörigheter.
• Kontrollerar vem som kan visa, redigera eller godkänna policyer för att säkerställa att känslig information skyddas.
• Säkerställer att teammedlemmar endast får tillgång till den information som är relevant för deras roll och ansvarsområden.

Nu när vi har gått igenom de viktigaste funktionerna, låt oss gå vidare till hur olika branscher använder policyhanteringssystem. 

Hur policyhanteringssystem fungerar i olika branscher 

Låt oss titta på hur policyhanteringssystem används inom olika områden som bank, sjukvård och tillverkning. Dessa system är inte bara en storlek som passar alla, de är flexibla verktyg som kan anpassas för att passa behoven i olika branscher. Så här gör de skillnad i var och en av dem: 

Policy Management Systems in banking 

Ett policyhanteringssystem fungerar som ett centralt verktyg för att organisera och underhålla olika bankpolicyer och procedurer för att säkerställa efterlevnad och effektivitet. Så här stöder ett PMS banker:

• Organiserar policyer för bekämpning av penningtvätt: Står för och hanterar AML-policyer, ser till att de är uppdaterade och kommunicerade till teamet.
• Stödjer GDPR-efterlevnad: Hjälper till att hantera GDPR-relaterade dokument och spårning av samtyckesformulär för skydd av kunddata.
• Dokumenterar rutiner för upptäckt av bedrägerier: Hjälper till att organisera och uppdatera rutiner för att upptäcka och reagera på bedrägerier.
• Spårar finansiella regleringar: Håller register över finansiella bestämmelser och hjälper till att säkerställa att de är aktuella och tillgängliga.
• Faciliterar internrevisioner: Organiserar dokumentation och stödjer den interna revisionsprocessen för efterlevnadskontroller.
• Uppdaterar policyer för kundklagomål: Håller register över policyer för hantering av klagomål och säkerställer att de är aktuella.
• Hanterar dokumentation av säkerhetspolicy: Hjälper till att organisera och kommunicera säkerhetspolicyer för både fysiska och digitala tillgångar.

Policyhanteringssystem inom hälso- och sjukvård 

Ett policyhanteringssystem kan avsevärt förbättra hur du hanterar regler inom sjukvården, vilket hjälper dig att följa reglerna och fokusera på patientvård. Så här gynnar ett PMS vårdgivare: 

• Hantering av patientsekretess och juridisk efterlevnad: Hjälper dig att hålla integritetspolicyer och samtyckesformulär i enlighet med integritetslagar och förordningar. 
• Spårning av personalutbildning och certifieringar: Hjälper till att upprätthålla register över personalutbildning och certifieringar, vilket stöder efterlevnad av kvalifikationer för olika roller.
• Organisera dokument för revisioner: Ger en centraliserad plats för lagring och organisering av dokument, vilket gör revisioner mer effektiva.
• Streamlining av rutiner för incidentrapportering: Stödjer dokumentation och organisering av incidentrapporteringsprocesser för snabbare och effektivare lösningar.
• Upprätthålla policyer för infektionskontroll: Hjälper till att dokumentera och hantera policyer relaterade till bästa praxis för infektionskontroll för patientsäkerhet.
• Hantera policyer för medicinsk utrustning: Organiserar policyer för att underhålla medicinsk utrustning och se till att den uppfyller föreskrifterna.

Policyhanteringssystem inom tillverkning 

Ett policyhanteringssystem är viktigt för tillverkningsindustrin. Det hjälper dig att hålla saker igång smidigt och hålla koll på alla viktiga regler och förordningar. Så här gör ett PMS tillverkningenenklare: 

• Sätta upp och hantera säkerhetsprotokoll: Hjälper dig att organisera och spåra säkerhetsåtgärder för att säkerställa att de följs för en säker arbetsplats.
• Overvakning av produktinspektioner och kvalitetskontroll: Hjälper till att dokumentera inspektioner och upprätthålla höga standarder för de produkter du tillverkar.
• Hantera miljöbestämmelser: Hjälper dig att hålla reda på regler för avfallshantering och föroreningskontroll för att följa miljöbestämmelserna.
• Samordna utbildning och certifiering av personal: Hjälper dig att föra register över vem som behöver utbildning och certifieringar för att se till att alla är uppdaterade om rutiner och utrustning.
• Upprätthålla starka leverantörsrelationer: Hjälper till att dokumentera och hantera information för att säkerställa att leverantörer uppfyller kvalitets- och etiska standarder.
• Planera regelbundet maskinunderhåll: Hjälper dig att hålla reda på underhållsscheman för att hålla din utrustning i gott skick och undvika produktionsförseningar.
• Dokumentation av incidenter för effektiva revisioner: Hjälper dig att organisera incidentregister för att säkerställa att revisionerna är effektiva och att problemen hanteras korrekt.

Fördelarna med ett policyhanteringssystem 

Ett Policy Management System är mer än bara ett verktyg, det är din hjälpreda för att få allt att fungera smidigt i din organisation. Här är hur ett PMS kan göra stor skillnad: 

Efterlevnad förenklad

Ett PMS gör hanteringen av efterlevnad enkel och stressfri. Det säkerställer att dina policyer alltid är uppdaterade och att ditt team vet vad som krävs för att uppfylla kraven. Du behöver inte längre kämpa för att hålla deadlines eller oroa dig för förändringar i regelverket, utan alla dina efterlevnadsbehov hanteras effektivt. 

Gör policyhanteringen till en barnlek

Glöm manuella uppdateringar och borttappade dokument. Med ett PMS blir policyhanteringen mycket enklare. Automatiska påminnelser och meddelanden innebär mindre arbete för dig, vilket sparar tid och hjälper ditt team att fokusera på det som verkligen är viktigt. Dessutom kan du bli papperslös, vilket är bra för både din budget och miljön. 

Håll alla uppdaterade  

Med ett PMS får alla de senaste policyuppdateringarna precis när de behöver dem. Regelbundna uppdateringar och enkel tillgång till information säkerställer att alla vet vad som förväntas, vilket bidrar till att bygga en stark kultur som följer reglerna. 

Förbättra medarbetarnas engagemang 

Genom att skicka ut policyer och spåra vem som har läst dem hjälper ett PMS anställda att hålla sig engagerade och ansvariga. Det är lätt för dem att känna igen och förstå policyer som stöder en positiv arbetsmiljö. 

Skydda ditt varumärkes rykte

En PMS hjälper till att skydda din organisation från juridiska problem genom att säkerställa datasekretess och säkerhet. Detta håller dig inte bara kompatibel utan bygger också förtroende hos dina kunder och visar att du är engagerad i att skydda deras information. 

Recommended policies and free templates  

Det kan vara enkelt och effektivt att påbörja sin policyhanteringsresa med rätt verktyg och resurser. Här är tre viktiga policyer som vi rekommenderar för alla organisationer, tillsammans med gratis mallar för att hjälpa dig komma igång: 

IT-säkerhetspolicy

Den här policyn beskriver dina IT-säkerhetsmål och procedurer för att hålla dina tekniska system säkra. Det är viktigt för att skydda dina data från cyberhot. Hämta den kostnadsfria mallen för att börja utarbeta din policy och kolla in vår blogginlägg för enkla tips om hur man implementerar IT-säkerhetsåtgärder, från att sätta upp brandväggar till att hantera åtkomstkontroller. 

Acceptable use policy

Definiera vad som är okej och vad som inte är okej när du använder ditt företags IT-resurser. Den här policyn hjälper till att upprätthålla en säker och produktiv arbetsmiljö genom att fastställa tydliga regler för alla. Ladda ner den kostnadsfria mallen för att skapa din egen policy för acceptabel användning och läs vårt blogginlägg för bästa praxis för att genomdriva dessa riktlinjer, inklusive hur man hanterar överträdelser och kommunicerar förväntningar.

Password policy

Skapa starka, effektiva lösenord för att hålla dina konton och data säkra. En solid lösenordspolicy är nyckeln till att förhindra obehörig åtkomst och dataintrång. Hämta den kostnadsfria mallen för att komma igång, och upptäck mer om lösenordsstrategier i denna blogginlägg.

Policyhantering och IT-säkerhet 

Vi hoppas att du tyckte om att lära dig mer om hur ett Policy Management System kan göra hanteringen av organisationens policyer enklare och mer effektiv. 

Vi har en rad gratis resurser som är utformade för att hjälpa dig att stärka din säkerhetskultur och hålla ditt team informerat. Börja med 4 av våra GRATIS medvetenhetskurser för att ge ditt team en solid start i cybersäkerhet. Och kolla in våra phishing-simuleringar för att upptäcka och reagera på hot.  

Missa inte heller vår gratis cybersäkerhetsaffischer för snabba påminnelser på kontoret och lyssna på Coffee and Cybersecurity, vår podcast där vi pratar om de senaste IT-säkerhetstrenderna medan vi dricker kaffe. 

Vi hoppas att du tycker att dessa verktyg är till hjälp när du tar din policyhantering och IT-säkerhet till nästa nivå.