Alla företag samlar in och behandlar en mängd personuppgifter och känsliga uppgifter. Om du är ansvarig för GDPR (General Data Protection Regulation) kan det vara jobbigt att få en tydlig överblick över var du lagrar alla uppgifter som ditt företag har samlat in. Men att få denna överblick är det första steget mot att skydda uppgifterna. Det börjar med data discovery, vilket är uppgiften att kartlägga alla dina data. I det här inlägget berättar vi vad data discovery är och hur du kan komma igång.
Vad är data discovery?
Alla företag samlar in enorma mängder data om sina kunder, marknader, produktionsprocesser och alla andra processer i kundresan som du kan tänka dig. Som ett resultat av detta kan det vara svårt att identifiera var personliga och känsliga uppgifter lagras i ditt företag. Det gör det svårt att veta var du behöver vidta extra försiktighetsåtgärder när du hanterar och bearbetar uppgifterna. Det är här som data discovery kommer in i bilden. Data discovery innebär att du skannar dina filer, e-postmeddelanden och system för att hitta var dina uppgifter lagras i ditt företag och vem som har tillgång till dem. Data discovery gör att du kan identifiera, spåra och klassificera känsliga data och få insyn. Detta hjälper dig att få en överblick som hjälper dig att skydda dina data genom att se till att lämpliga kontroller finns på plats och att du uppfyller efterlevnadskraven. Att göra detta manuellt kan vara en fruktad uppgift. Lyckligtvis finns det olika lösningar där ute, till exempel Safe Online som erbjuder verktyg som kan hjälpa dig att kartlägga dina känsliga data. Vi återkommer till dem senare.
Varför är data discovery viktigt för data compliance?
Data som gömmer sig någonstans på dina servrar kan inte hanteras eller skyddas på ett effektivt sätt och kan därför utsättas för dataintrång. Du kanske har personuppgifter i dina system för olika syften som kanske inte längre existerar. Oanvända och dolda uppgifter kan verka harmlösa, men samma GDPR-regler gäller och därför är det viktigt att du vidtar åtgärder för att upptäcka alla typer av känsliga uppgifter från system oavsett deras användbarhet eftersom du måste skydda och respektera kundernas integritet. Bristande efterlevnad kan vara ekonomiskt förödande för företag, och därför är det viktigt att du vet vilka uppgifter du behandlar och var du lagrar dem. Du behöver en strategi för att få detta att hända, t.ex. datautvinning för att garantera efterlevnad dygnet runt.
Distansarbete och behovet av dataavläsning
I och med att distansarbete är det nya normala i många företag, åtminstone delvis, utförs dagliga affärsaktiviteter som fildelning och lagring i molnet. Detta kan bli en utmaning eftersom man måste veta exakt var viktiga personuppgifter lagras. För att göra detta ännu svårare förändras och flyttas data ständigt, regleringar utvecklas och du implementerar förmodligen också ny teknik och nya system då och då. Därför kan det vara svårt att hitta tid, resurser och till och med expertis för att hålla reda på var personuppgifter lagras. Data discovery är en lösning som kan hjälpa dig att kartlägga dina data och vidta åtgärder för att få de bästa säkerhetsrutinerna på plats. Du behöver en överblick över alla dina data innan du kan skydda dem på rätt sätt.
Vilka är fördelarna med data discovery?
Data discovery har flera fördelar som kan bidra till en starkare datasäkerhet i ditt företag. Här är bara några av de främsta fördelarna som effektiv data discovery kan hjälpa dig att uppnå:
- Möjligheten att tillämpa skyddande kontroller och skyddspolicyer på företagets data
- Förbättra processen för att förstå vilka data du äger, var de lagras, vem som har åtkomst till dem och var
- Spåra känslig data som kan vara exponerad eller på väg att utsättas för intrång på grund av otillräcklig säkerhet
- Ha fullständig insyn i data
- Riskhantering och efterlevnad av lagar och regler
Det finns två sätt att göra datainsamling
De två formerna av data discovery är manuella och smarta data discovery-verktyg. Manuell dataavläsning innebär att en teknisk dataexpert manuellt hanterar data. Smarta verktyg för dataavläsning utnyttjar automatisering för att göra processen snabb och enkel. Smart data discovery är mer effektivt eftersom det inte bara går snabbare utan också är mer kostnadseffektivt i det långa loppet, eftersom det är mycket mindre arbetsintensivt för dig att genomföra. Naturligtvis måste du fortfarande hålla ett öga på verktyget och se till att det hittar all data, men om det fungerar sparar det mycket tid. Företag behöver kontroller när det gäller datasäkerhet och datautvinning, och verktyg för datautvinning är en sak som kan hjälpa till med det.
Hur kommer man igång med ett data discovery-verktyg?
Det manuella sättet låter tröttsamt, eller hur? Därför är det vettigt om du vill komma igång med ett Data Discovery-verktyg. Det första du behöver göra är att hitta någon som tillhandahåller ett sådant verktyg. Safe Online tillhandahåller en Data Discovery-lösning. När du har hittat ett verktyg krävs det tre steg för att komma igång och ett fjärde steg för att fortsätta.
Steg 1: Skanna dina filer och e-postmeddelanden
Först använder du verktyget för att kartlägga och hitta alla dina känsliga data genom att skanna mappar, filer och e-postmeddelanden. Om du inte använder ett verktyg kontrollerar du alla mappar och filer manuellt medan du dokumenterar det. Du kan inte göra något innan du har en status på var du befinner dig idag. Du måste välja vad du ska skanna och sedan luta dig tillbaka och vänta på resultatet (om du gör det manuellt behöver du inte luta dig tillbaka och vänta).
Steg 2: Få en överblick över dina känsliga data
När du har skannat dina filer och e-postmeddelanden får du en översikt över alla dina känsliga uppgifter och var du lagrar dem. Förhoppningsvis är det inte alltför många överraskningar, men vi kan tänka oss att det kan finnas några första gången du gör en skanning. Översikten över data är viktig eftersom den också kommer att vara din baslinje för hur du gör idag och vara utgångspunkten för att fatta några beslut om vad du ska ändra eller inte. Safe Online förser dig också med statistik som visar risken med den data du lagrar. Det gör det enklare att göra en grundlig riskanalys som underlättar ert dataskyddsarbete.
Steg 3: Vidta åtgärder
Baserat på översikten är det dags att agera. Du kanske upptäcker att medarbetarna inte raderar sina e-postmeddelanden och att du lagrar många personuppgifter i e-postmeddelanden. Om så är fallet är detta en uppenbar utmaning som du måste ta itu med. Du kanske också hittar filer som du inte visste innehöll mycket känsliga uppgifter och som därför är tillgängliga för alla anställda. En enkel lösning är att spara filerna på en plats där endast rätt personer kan komma åt dem.
Steg 4: Upprepa det
Data discovery är inte en engångslösning. Nya data lagras hela tiden och genom att skanna dina filer och e-postmeddelanden kontinuerligt ser du till att du håller reda på dem. Förhoppningsvis kan skanningen och statistiken hjälpa dig att bygga processer som ser till att alla data är säkra och sunda, men du behöver datakartläggning för att se till att så är fallet.
Allt handlar om att skydda data och undvika böter
Du måste veta vilka data du bearbetar och var du lagrar dem innan du kan skydda och hantera dem på ett effektivt sätt. Data discovery och kartläggning av dina data är det första steget mot att göra detta. Du kan göra det manuellt genom att gå igenom alla dina företagsdata, men det är en tröttsam process. Du kan också använda verktyg som Safe Onlines DataMapper för att göra det lite enklare. När du har en tydlig överblick över alla dina lagrade känsliga uppgifter kan du vidta åtgärder för att göra din databehandling bättre och säkrare. På så sätt kommer dina kunder att lita på dig och du kommer att undvika böter eftersom du har en tydlig överblick över vilka uppgifter du behandlar och hur. Det är ett bra steg i processen för att bli GDPR-kompatibel.
