E-post är ett viktigt verktyg för modern kommunikation, särskilt inom affärsvärlden. Vi skickar dagligen meddelanden till kunder, kollegor och partners. Men med all denna data som flödar fram och tillbaka finns det en betydande risk för att personuppgifter skickas till oavsiktliga mottagare, vilket kan leda till säkerhetsöverträdelser. Allt som krävs är ett ögonblick av ouppmärksamhet och ett enda felaktigt klick. Det här inlägget handlar om hur personuppgifter i e-postmeddelanden kan leda till säkerhetsöverträdelser och vilka steg din organisation kan ta för att förhindra dem.
Varför sker de flesta säkerhetsöverträdelser via e-post?
En genomsnittlig anställd skickar och tar emot över 100 e-postmeddelanden per dag. Många av dessa meddelanden innehåller personuppgifter, vilket gör e-post till ett utmärkt mål för säkerhetsöverträdelser. Den främsta risken med utgående e-post är att man av misstag skickar personuppgifter till fel mottagare. Detta är särskilt farligt enligt GDPR (General Data Protection Regulation), där felaktig hantering av personuppgifter klassificeras som en överträdelse.
Riskerna är inte begränsade till utgående e-post. Inkommande e-post utgör också ett hot om gamla e-postmeddelanden som innehåller personuppgifter inte tas bort regelbundet - en metod som kallas dataminimering. Om du inte gör det kan din organisation utsättas för potentiella intrång.
Vad utgör en säkerhetsöverträdelse enligt GDPR?
En säkerhetsöverträdelse inträffar när någon får tillgång till personuppgifter som de inte är behöriga att se. Att till exempel skicka ett e-postmeddelande som innehåller personuppgifter till fel mottagare, även om det sker av misstag, betraktas som en säkerhetsöverträdelse. Här är några vanliga sätt som detta kan hända på:
- Oavsiktligt välja "Svara alla" istället för att svara den ursprungliga avsändaren.
- Bifoga fel filer till ett e-postmeddelande.
- Skrivfel när du anger en e-postmottagares adress.
- Fel kontakt väljs från en adressbok på grund av liknande namn.
Genom att känna till dessa vanliga fallgropar kan du och ditt team förebygga dem och undvika kostsamma överträdelser av GDPR .
Den mänskliga faktorns roll
Sanningen är att den mänskliga faktorn är den främsta orsaken till de flesta e-postrelaterade säkerhetsöverträdelser. Oavsett om det handlar om att skicka ett e-postmeddelande för snabbt eller att inte dubbelkolla mottagare och bilagor, så sker dessa misstag när vi inte är tillräckligt uppmärksamma. Även om det är omöjligt att helt eliminera mänskliga fel är det möjligt att minska riskerna genom att uppmuntra anställda att sakta ner och granska e-postmeddelanden innan de trycker på "skicka".
Åtgärder för att minska säkerhetsöverträdelser via e-post:
- Dubbelkolla mottagare: Kontrollera alltid att du skickar e-post till rätt person.
- Granska bilagor: Se till att rätt filer bifogas, särskilt om de innehåller personuppgifter.
- Implementera fördröjd sändning: Många e-postplattformar erbjuder en fördröjningsfunktion, så att du kan avbryta ett meddelande innan det har skickats. Detta enkla verktyg kan ge medarbetarna en extra stund att upptäcka potentiella misstag.
- Utbilda ditt team: Medvetenhetsutbildning, som vår kostnadsfria kurs om e-postsäkerhet och hantering av personuppgifter, kan ge dina anställda möjlighet att fatta smartare beslut när de hanterar känslig information.
Fördröjd sändning och dataminimering
Fördröjd sändning är ett kraftfullt, men ofta underutnyttjat, verktyg som kan förhindra oavsiktliga dataläckor. Genom att aktivera en kort fördröjning innan ett e-postmeddelande skickas ger du dig själv en buffert för att ompröva meddelandet och bilagorna. Denna fördröjning är särskilt användbar om du inser att något är fel omedelbart efter att du tryckt på "skicka".
På samma sätt är dataminimering avgörande för efterlevnad av GDPR. Det innebär att du regelbundet rensar bort gamla e-postmeddelanden som innehåller personuppgifter för att säkerställa att din inkorg inte blir ett förvaringsutrymme för känslig information. Om personuppgifter inte längre behövs ska du radera dem eller lagra dem på en säker och mer lämplig plats.
Uppmuntra ditt team att ta till sig dessa vanor:
- Utför regelbundna rensningar i inkorgen: Ställ in påminnelser om att radera gamla e-postmeddelanden som innehåller personuppgifter.
- Förvara viktiga data på ett säkert sätt: Istället för att spara personuppgifter i inkorgen, flytta dem till ett säkert fillagringssystem.
- Sätt upp tydliga riktlinjer: Se till att din organisation har policyer för dataminimering för att skydda både anställdas och kunders information.
Vad du ska göra om du får oavsiktliga personuppgifter
Även om du kan kontrollera vad du skickar, kan du inte alltid kontrollera vad andra skickar till dig. Om du får ett e-postmeddelande som innehåller personuppgifter som inte var avsedda för dig är det viktigt att du hanterar det på rätt sätt:
- Informera avsändaren om att denne kan ha orsakat en säkerhetsöverträdelse.
- Meddela den person vars personuppgifter oavsiktligt delades.
- Ta bort e-postmeddelandet från ditt system för att minimera ytterligare risker.
Slutsats
E-post är ett kraftfullt kommunikationsverktyg, men det är också en av de främsta orsakerna till säkerhetsöverträdelser, särskilt under GDPR. Genom att förstå de risker som är förknippade med att skicka personuppgifter via e-post och vidta åtgärder för att minimera dessa risker kan din organisation minska sannolikheten för ett intrång. Enkla metoder som att granska e-postmeddelanden innan de skickas, använda funktioner för fördröjd sändning och regelbundet radera onödiga e-postmeddelanden kan göra mycket för att skydda känslig information.
På CyberPilot erbjuder vi medvetenhetsträning som är utformad för att hjälpa dina anställda att hantera personuppgifter på ett säkert sätt och minska din organisations risk för säkerhetsintrång. Ge ditt team den kunskap de behöver för att navigera säkert i den komplexa e-postkommunikationen.
