Videmöten har blivit ett viktigt verktyg för många förtag och organisationer när anställda uppmanas att arbeta hemifrån på grund av corona pandemin. Men att bara hålla videomöten är inte så enkelt som det verkar, det är faktiskt mycket som kan gå fel. Till exempel, kan någon av misstag visa personlig eller konfidentiell information när de delar sin skärm. I det här blogginlägget kan du läsa mer om hur du kan undvika säkerhetsöverträdelse när du delar din skärm.
Molntjänster för videmöten skapar möjligheter och utmaningar
Du har säkert upplevt hur viktig roll videmöten har i våra yrkesliv. Det faktum att vi kan delta och hålla möten utan att fysiskt vara på kontoret ger oss en stor flexibilitet. När vi arbetar hemifrån är det heller ingen som ser mjukisbyxorna eller de bekväma tofflor.
Även om videmöten kan verka enkelt, så borde du undersöka om ditt företag eller organisation har skapat regler för vilka tjänster som är okej att användas när man ska hålla virtuella möten. Det finns många tillgängliga tjänster på internet som kan användas av alla, så som Skype, Teams, Zoom, Google Hangouts, Slack och TeamViewer.
Alla dessa molntjänster erbjuder linkande service, men det kan finnas stora skillnader när det kommer säkerhet. Det kan bland annat finnas skillnader i:
-
Hur personuppgifter sparas
-
Nivå av IT-säkerhet
På grund av de här punkter är det en del organisationer som beslutat vilka tjänster som är godkända att användas av sina anställda. På så sätt kan de se till att alla anställda använder samma tjänst, vilket hjälper organisation att uppå ett bra dataskydd.
Notera: Om din organisation inte givit dig några riktlinjer för vilken tjänst du ska använda eller inte använda, behöver du undersöka vilken av alla tjänster passar dina behov bäst. Vi rekommenderar att hela organisation använder samma tjänst, eftersom det minskar komplexiteten och bättrar säkerheten.
Var förberedd när du ska dela din skärm
Det är inte ovanligt att man under ett videmöte kommer att dela sin skärm med de andra deltagarna. Under skärmdelning så ger man en direkt bild av vad som visas på skärmen, det kan till exempel vara en PowerPoint-presentation eller att man visar ett relevant dokument.
Även om skärmdelning är effektivt, så finns det också nackdelar. Under skärmdelning ökas risken att de andra deltagarna kan se personuppgifter eller läsa konfidentiell information som inte var avsedd för deras ögon. Det kan lätt hända om du glömmer att stänga ner filer, fönster eller applikationer som inte är relevanta för just detta möte.
Det kan till exempel vara Linda. Linda arbetar som försäljningschef och har ett möte med en potentiell kund. Innan videomötet började så glömde Linda stänga ner några kalkylark. När hon under mötet ska skärmdela sin skärm, så kan den potentiella kunden se konfidentiell information om företaget och deras andra kunder.
För att du inte ska hamna i samma situation som Linda, så är det viktigt att ha förberett sig. Skapa en rutin så att innan du trycker på ‘dela skärm’, så dubbelkollar du att det är bara det som är relevant för deltagarna som är öppet. Det räcker inte bara med att minimera eller dölja filer, fönster eller applikationer. De ska helt stängas ned.
En del tjänster för videmöten har skapat alternativ för när man ska skärmdela. Du kan oftast välja att dela hela skrivbordet eller bara att visa ett specifikt fönster på skärmen. Genom att begränsa vad som delas, så begränsar du också risken för att dela det som du har glömt att stänga ned. Men kom ihåg att den säkraste lösningen är att alltid stänga de fönster som har information som du inte vill att de andra ska se.
När andra ska dela sin skärm...
När man inte själv delar sin skärm, så är det någon annan som gör det. Kanske är det inte ditt ansvar att bestämma och diktera hur andra ska skydda sin data under videomöten, men du kan alltid ge dem en hjälpande hand.
Om du skulle befinna dig i en situation där en annan person av misstag har delat något på sin skärm som du inte skulle ha sett, uppmärksamma då den personen på det. Det skulle kunna liknas som om din kollega skulle ha mat mellan tänderna. Först kan det vara lite pinsamt, men sen vill man vara tacksam att man fick veta. Vi har också en utbildning i medvetenhet för videomöten.
Välj en tjänst och utbilda dina anställda
Det är viktigt att poängtera att din organisation ska använda sig av en videotjänst som passar era behov. Om alla anställda konsekvent använder samma program minska komplexiteten och så blir det lättare att följa en god dataskyddspraxis.
Du borde dessutom informera och uppmuntra ditt team att stänga ned alla fönster som innehåller konfidentiell eller privat information innan deras möten börjar. Om det görs till en vana, så minskas risken för att dela konfidentiella uppgifter.
