E-post er et viktig verktøy for moderne kommunikasjon, spesielt i forretningslivet. Vi sender meldinger til kunder, kolleger og samarbeidspartnere hver eneste dag. Men med all denne datastrømmen frem og tilbake er det en betydelig risiko for at personopplysninger sendes til utilsiktede mottakere, noe som kan føre til sikkerhetsbrudd. Alt som skal til, er et øyeblikks uoppmerksomhet og et enkelt feilklikk. I dette innlegget ser vi nærmere på hvordan personopplysninger i e-post kan føre til sikkerhetsbrudd, og hvilke tiltak organisasjonen kan iverksette for å forhindre dem.
Hvorfor skjer de fleste sikkerhetsbrudd via e-post?
En gjennomsnittlig ansatt sender og mottar over 100 e-poster om dagen. Mange av disse meldingene inneholder personopplysninger, noe som gjør e-post til et yndet mål for sikkerhetsbrudd. Den største risikoen med utgående e-post er å sende personopplysninger til feil mottaker ved et uhell. Dette er spesielt farlig i henhold til GDPR (General Data Protection Regulation), der feil håndtering av personopplysninger klassifiseres som et sikkerhetsbrudd.
Risikoen er ikke begrenset til utgående e-post. Innkommende e-post utgjør også en trussel hvis gamle e-poster som inneholder personopplysninger, ikke fjernes regelmessig - en praksis som kalles dataminimering. Hvis du ikke gjør dette, kan organisasjonen bli utsatt for potensielle sikkerhetsbrudd.
Hva utgjør et sikkerhetsbrudd i henhold til personvernforordningen?
Et sikkerhetsbrudd oppstår når noen får tilgang til personopplysninger som de ikke er autorisert til å se. For eksempel regnes det som et sikkerhetsbrudd å sende en e-post med personopplysninger til feil mottaker, selv om det skjer ved et uhell. Her er noen vanlige måter dette kan skje på:
- Ved et uhell velger du "Svar alle" i stedet for å svare den opprinnelige avsenderen.
- Ved å legge ved feil filer i en e-post.
- Skrivefeil når du skriver inn adressen til en e-postmottaker.
- Velge feil kontakt fra en adressebok på grunn av lignende navn.
Ved å kjenne til disse vanlige fallgruvene kan du og teamet ditt forebygge dem og unngå kostbare brudd på GDPR .
Den menneskelige feilens rolle
Sannheten er at menneskelige feil er den primære årsaken til de fleste e-postrelaterte sikkerhetsbrudd. Enten det er å sende en e-post for raskt eller ikke dobbeltsjekke mottakere og vedlegg, så skjer disse feilene når vi ikke er oppmerksomme nok. Selv om det er umulig å eliminere menneskelige feil helt, er det mulig å redusere risikoen ved å oppmuntre de ansatte til å sette ned tempoet og gå gjennom e-postene før de trykker på "send".
Tiltak for å redusere sikkerhetsbrudd i e-post:
- Dobbeltsjekk mottakerne: Kontroller alltid at du sender e-post til riktig person.
- Gågjennom vedleggene: Sørg for at de riktige filene er vedlagt, spesielt hvis de inneholder personopplysninger.
- Implementer forsinket sending: Mange e-postplattformer tilbyr en forsinkelsesfunksjon, slik at du kan avbryte en melding før den er ferdig sendt. Dette enkle verktøyet kan gi de ansatte et ekstra øyeblikk til å fange opp potensielle feil.
- Gi teamet ditt opplæring: Bevissthetsopplæring, som vårt gratiskurs om e-postsikkerhet og håndtering av personopplysninger, kan gjøre de ansatte i stand til å ta smartere beslutninger når de håndterer sensitiv informasjon.
Forsinket sending og dataminimering
Forsinket sending er et effektivt, men ofte underutnyttet, verktøy som kan forhindre utilsiktede datalekkasjer. Ved å aktivere en kort forsinkelse før en e-post sendes, gir du deg selv en buffer til å revurdere meldingen og vedleggene. Denne forsinkelsen er spesielt nyttig hvis du oppdager at noe er galt umiddelbart etter at du har trykket på "send".
På samme måte er dataminimering avgjørende for å overholde GDPR. Denne praksisen innebærer at du regelmessig rydder ut gamle e-poster som inneholder personopplysninger, for å sikre at innboksen din ikke blir et lager for sensitiv informasjon. Hvis det ikke lenger er behov for personopplysningene, sletter du dem eller lagrer dem på et sikkert og mer hensiktsmessig sted.
Oppfordre teamet ditt til å ta i bruk disse vanene:
- Utfør regelmessige opprydninger i innboksen: Sett opp påminnelser om å slette gamle e-poster som inneholder personopplysninger.
- Lagre viktige data på en sikker måte: I stedet for å oppbevare personopplysninger i innboksen, kan du flytte dem til et sikkert fillagringssystem.
- Sett klare retningslinjer: Sørg for at organisasjonen har retningslinjer for dataminimering for å beskytte både ansattes og kunders informasjon.
Hva du skal gjøre hvis du mottar utilsiktede personopplysninger
Selv om du kan kontrollere hva du sender, kan du ikke alltid kontrollere hva andre sender til deg. Hvis du mottar en e-post som inneholder personopplysninger som ikke var ment for deg, er det viktig at du håndterer den på riktig måte:
- Informer avsenderen om at vedkommende kan ha forårsaket et sikkerhetsbrudd.
- Gi beskjed til personen hvis personopplysninger ble delt ved et uhell.
- Slett e-posten fra systemet ditt for å minimere ytterligere risiko.
Konklusjon
E-post er et kraftig kommunikasjonsverktøy, men det er også en av de viktigste årsakene til sikkerhetsbrudd, spesielt i henhold til personvernforordningen. Ved å forstå risikoen forbundet med å sende personopplysninger via e-post og iverksette tiltak for å minimere disse risikoene, kan organisasjonen redusere sannsynligheten for sikkerhetsbrudd. Enkle rutiner som å gjennomgå e-poster før de sendes, bruke funksjoner for forsinket sending og slette unødvendige e-poster regelmessig, kan gjøre mye for å beskytte sensitiv informasjon.
Hos CyberPilot tilbyr vi bevissthetsopplæring som er utviklet for å hjelpe de ansatte med å håndtere personopplysninger på en trygg måte og redusere organisasjonens risiko for sikkerhetsbrudd. Gi teamet ditt den kunnskapen de trenger for å navigere sikkert gjennom kompleksiteten i e-postkommunikasjon.
