Hvordan Unngå Sikkerhetsbrudd Under Videomøter?

Videomøter har fått en veldig viktig rolle i arbeidsdagen til mange, som du kanskje selv også har erfart. At du faktisk kan avholde og delta i møter uten å være fysisk til stede, gir deg en stor grad av fleksibilitet. Ikke minst kan du gå med shorts og behagelige sandaler under møtene når du jobber hjemmefra.

Et spørsmål som du bør stille deg i denne sammenhengen, er om du har klare retningslinjer om hvilke tjenester som dine ansatte kan bruke til videomøter. Det finnes mange slike tjenester i markedet, som for eksempel Skype, Teams, Zoom, Google M, Slack og TeamViewer.

Tjenestene tilbyr gjerne mange av de samme fordelene, men det kan være store forskjeller med tanke på sikkerhetsnivåer. ​Det kan blant annet være forskjeller mellom tjenestene når det handler om:

På grunn av dette har enkelte organisasjoner fastlagt hvilke spesifikke tjenester som er godkjent for bruk. ​Dette er smart å gjøre, fordi du på denne måten kan sikre at alle de ansatte bruker den samme tjenesten, og dermed hjelper organisasjonen til å oppnå god databeskyttelse.

Som regel vil minst en av møtedeltakere dele skjerm i løpet av et møte. Skjermdeling gir en direkte visning av skjermen til den som deler, og lar de andre for eksempel se en presentasjon eller relevante dokumenter.

Det er derimot en ulempe ved dette. Skjermdeling innebærer en risiko for at andre deltakere ved et uhell ser personopplysninger eller konfidensiell informasjon som ikke var ment for dem. Dette kan lett skje hvis du glemmer å lukke unødvendige filer, vinduer og applikasjoner før møtet begynner.

Ta for deg følgende eksempel: Linda jobber som salgssjef og har et møte med en potensiell kunde. Problemet oppstår når Linda glemmer å lukke ned noen regneark før videomøtet. Når hun deler skjermen, dukker det også opp to regneark på skjermen. Plutselig kan kunden se konfidensiel informasjon om selskapet og om andre kunder.

Du lurer kanskje på hvordan du kan unngå å gjøre den samme feilen som Linda gjorde når du deler skjerm i et videomøte? Du har kanskje hørt prinsippet om at “forberedelse er nøkkelen”, og dette gjelder i høyeste grad her! Hvis du befinner deg i en situasjon der du må dele skjermen i et videomøte, må du forberede deg. ​Vær sikker på at du lukker alle filer, vinduer og applikasjoner som du ikke vil at de andre deltakerne skal se. Det er ikke nok å minimere eller skjule dem. De må lukkes fullstendig.

Når du deler skjerm, har du gjerne flere alternativer. Du kan velge å dele hele datamaskinskjermen eller bare å vise et bestemt vindu på skjermen. Ved å bare dele et bestemt vindu (f.eks. en PowerPoint-presentasjon), reduserer du risikoen for å dele ting du har glemt å lukke. Den beste løsningen er uansett alltid å lukke vinduene med den informasjonen du ikke vil at andre skal se.

Det er veldig viktig at IT-avdelingen din formidler dette budskapet med dine ansatte..

Enkelte ganger er det ikke du, men en annen deltaker på et videomøte som deler sin skjerm. ​ Selv om det ikke er ditt ansvar å fortelle andre hvordan de skal beskytte sine data under videomøtet, kan du like gjerne hjelpe dem.

Hvis du er i en situasjon der en annen person uheldigvis deler noe på skjermen som du egentlig ikke skal se, kan du gjøre denne personen oppmerksom på det! Det er ikke ulikt det å ha noe mellom tennene sine. Til å begynne med er det litt pinlig, men du vil allikevel vite det med en gang. Vi har også et kurs i videomøter i vårt bevissthetsprogram.

For å oppsummere: Du må velge en videotjeneste som passer behovene til organisasjonen din. Ved å gjøre dette, reduserer du kompleksiteten og sørger for at det er enklere å overholde god praksis når det gjelder databeskyttelse.

Du bør i tillegg informere og oppmuntre teamet ditt til å lukke alle vinduene som inneholder konfidensielle eller private data før møtene. Hvis du gjør det til en vane å lukke alt, reduserer du automatisk risikoen for å dele konfidensielle opplysninger. Vi har et kurs om dette i vår bevissthetstrenings-program, som du kan se her.