Nu veel mensen nog steeds gevraagd worden om thuis te werken in verband met COVID-19, zijn videovergaderingen razendsnel een nog essentiëlere tool geworden voor bedrijven en organisaties. Tijdens deze videovergaderingen kan er veel misgaan. Iemand kan bijvoorbeeld per ongeluk persoonlijke of vertrouwelijke informatie onthullen tijdens het delen van het scherm. Lees verder en leer meer over hoe je beveiligingslekken kunt voorkomen tijdens het delen van je scherm.
Mogelijkheden en uitdagingen met videoconferencing services
Zoals je misschien wel ervaren hebt, speelt videoconferencing een belangrijke rol in onze professionele levens. Het feit dat je vergaderingen kunt organiseren en eraan kunt deelnemen zonder fysiek aanwezig te hoeven zijn biedt veel flexibiliteit. Niet te vergeten dat je door het thuiswerken ook een korte broek en fijne pantoffels kunt dragen tijdens vergaderingen.
Nu is de vraag die je zou moeten stellen: heeft je organisatie regels doorgevoerd op het vlak van welke diensten er gebruikt kunnen worden om videovergaderingen te hosten? Er zijn veel diensten die hiervoor gebruikt kunnen worden, zoals Skype, Teams, Zoom, Google Meet, Slack en TeamViewer.
Deze diensten bieden over het algemeen veelal dezelfde functies aan, maar er kan een groot verschil zitten in hun beveiligingsniveaus. Er kunnen zich onder andere verschillen voordoen op het vlak van:
- De beveiligde verwerking van persoonsgegevens
- De opslaglocatie van persoonsgegevens
- De kwaliteit van de ICT-beveiliging van de dienst
Om deze redenen hebben sommige organisaties besloten slechts bepaalde dienten goed te keuren voor gebruik onder hun werknemers. Op deze manier kunnen ze ervoor zorgen dat alle medewerkers dezelfde dienst gebruiken en zo ervoor zorgen dat gegevens van de organisatie goed beschermd blijven.
Merk op: Als je organisatie geen richtlijnen heeft ingesteld over welke service je dient te gebruiken, kan het zijn dat je zult moeten uitzoeken welke service het beste bij je behoeften past. Wij raden aan om binnen de hele organisatie dezelfde service te gebruiken, aangezien dit leidt tot verminderde complexiteit en verhoogde veiligheid.
Bereid je voor op het delen van je scherm
Zowat gedurende elke videovergadering deelt een van de medewerkers zijn of haar scherm met de andere deelnemers. Schermdelen biedt een directe kijk op het scherm van de deler en zorgt ervoor dat anderen bijvoorbeeld een presentatie of relevante documenten kunnen bekijken.
Helaas kleeft hier ook een nadeel aan. Het delen van je scherm draagt het risico met zich mee dat andere deelnemers per ongeluk persoonlijke gegevens of vertrouwelijke informatie zouden kunnen zien die niet voor hen bestemd waren. Dit kan gemakkelijk gebeuren als je vergeet onnodige bestanden, vensters en programma’s te sluiten voor het begin van de vergadering.
Om je een voorbeeld te geven: Linda is een verkoopmanager en ze heeft een vergadering met een potentiële klant. Het probleem begint wanneer Linda vergeet een aantal spreadsheets af te sluiten voor de videovergadering start. Wanneer ze haar scherm deelt, verschijnen er ook twee spreadsheets op het scherm. Opeens kan de klant vertrouwelijke informatie over het bedrijf en andere klanten inzien.
Nu vraag je je misschien af: hoe kan ik Linda’s fout voorkomen wanneer ik mijn scherm deel tijdens een videovergadering? Misschien heb je gehoord van het principe dat voorbereiding de sleutel tot succes is, en dat is hier zeker van toepassing! Als jij je in een situatie bevindt waarin je je scherm tijdens een videovergadering moet delen, moet je je hierop voorbereiden. Zorg ervoor dat je alle bestanden, schermen en programma’s afsluit waarvan je niet wilt dat andere deelnemers ze zien. Het is niet genoeg om ze te minimaliseren of te verbergen; ze moeten volledig afgesloten zijn.
Anderzijds heb je tijdens het delen van je scherm normaal gesproken verschillende mogelijkheden. Je kunt ervoor kiezen je volledige desktop te delen, of alleen een specifiek venster. Door slechts één specifiek venster te delen (zoals een PowerPoint) beperk je het risico dat je dingen deelt waar je vergeten was aan te denken. Desalniettemin is de beste oplossing het sluiten van alle vensters die informatie bevatten waarvan je niet wilt dat anderen die zien.
Ten slotte is het van het grootste belang dat de ICT-manager deze kennis onder het team verspreidt.
Wanneer anderen hun scherm delen...
Soms moet niet jij maar een andere deelnemer tijdens een videovergadering zijn of haar beeldscherm delen. Hoewel het niet jouw verantwoordelijkheid is om anderen te vertellen hoe ze hun gegevens tijdens een videovergadering moeten beschermen, kun je ze hier zeker een handje bij helpen.
Als je je in een situatie bevindt waarin een ander per ongeluk iets op het scherm heeft gedeeld wat jij niet had mogen zien, wees dan zo vriendelijk die persoon hierop te wijzen! Het is hetzelfde als wanneer je iets tussen je tanden hebt. In het begin is het misschien wat gênant, maar je zou het wel meteen willen weten.
Kies een dienst en licht je medewerkers in
Samengevat moet je een videodienst kiezen die bij de behoeften van je organisatie past. Op deze manier verminder je de complexiteit en zorg je ervoor dat het eenvoudiger wordt voor mensen om zich aan de correcte gegevensbeschermingspraktijken te houden.
Daarnaast zou je je team ervan op de hoogte moeten stellen en ze moeten aanmoedigen alle vensters die vertrouwelijke of persoonlijke gegevens bevatten te sluiten voor het begin van hun vergaderingen. Als je er een gewoonte van maakt alles af te sluiten, verlaag je automatisch de kans op het delen van vertrouwelijke gegevens. Onze awareness training bevat een module over dit onderwerp, die je hier terugvindt.
