In dit tijdperk van sociale media plaatsen mensen constant foto’s en video’s van henzelf en hun vrienden online. Bedrijven maken ook steeds meer gebruik van sociale media om hun merk te communiceren en het publiek kennis te laten maken met het team achter de organisatie. Hierdoor is het aannemelijk dat ook jouw bedrijf een sociale media-pagina heeft met foto’s en/of video’s van medewerkers. Gezien de AVG zijn er een paar dingen om rekening mee te houden bij het online publiceren van foto’s en video’s. De belangrijkste regels worden besproken in deze blog.
Zijn de foto’s privé- of werkgerelateerd?
Mensen plaatsen constant foto’s en video’s online: zowel om privéredenen als om professionele of andere georganiseerde redenen.
Vanuit het bedrijfsperspectief is het prima dat werknemers privéfoto’s en -video’s van zichzelf online plaatsen, omdat de AVG niet geldt voor privépersonen op zichzelf.
Echter, wanneer deze foto’s in een werkgerelateerde context worden geplaatst, of gepubliceerd worden door of voor je organisatie, dan is de AVG van toepassing. Dit komt doordat je organisatie optreedt als de gegevensbeheerder voor alle persoonsgegevens gerelateerd aan de organisatie.
Foto’s en video’s met mensen erin zijn persoonsgegevens net als alle andere vormen van persoonsgegevens. Daardoor moet je organisatie deze behandelen volgens de AVG.
Neem bijvoorbeeld een ngo of liefdadigheidsorganisatie die een evenement organiseert om geld in te zamelen en bekendheid te geven aan hun doel. Uiteraard willen de organisatoren in de aanloop naar het evenement een aantal foto’s achter de schermen laten zien op de Instagram-pagina van hun goede doel om een hype te creëren. Deze foto’s van mensen die voor de organisatie werken, geplaatst door de organisatie, vallen onder de AVG.
Juridische grondslagen voor verwerking
Wanneer je persoonsgegevens verwerkt in een organisatie, heb je altijd een wettelijke grondslag nodig om de gegevens te mogen verwerken.
Voor het verwerken van foto’s en video’s betekent het hebben van rechtsgronden eenvoudig gezegd dat je toestemming nodig hebt om deze foto’s en video’s te mogen publiceren.
Er zijn verschillende manieren om deze toestemming te verkrijgen.
Bijvoorbeeld door middel van
- Een toestemmingsformulier
- Een clausule in een contract
De standaard arbeidsovereenkomst van je organisatie zou bijvoorbeeld kunnen specificeren dat elke werknemer het gebruik van een pasfoto toestaat op de ‘over ons’ pagina.
Gerechtvaardigd belang
Als je organisatie niet dergelijke formele manieren heeft om rechtsgronden te verkrijgen, kan je nog steeds iets gebruiken wat gerechtvaardigd belang heet. Concreet betekent dit dat degenen die in de foto of video voorkomen zich niet blootgesteld, geschonden of ongemakkelijk voelen wanneer hij wordt gepubliceerd. Vraag jezelf hier af of de persoon in de foto of video enige reden zou hebben om zich ongemakkelijk te voelen wanneer hij geplaatst zou worden.
Als je zeker weet dat hier geen redenen voor zijn, kun je de foto’s of video’s gerust plaatsen.
Daarom is het belangrijk dat de werknemers die verantwoordelijk zijn voor het online plaatsen van foto’s en video’s (bijv. de social media- of marketingmensen) zich bewust zijn van het concept van gerechtvaardigd belang en hoe hier mee om te gaan. Als ze er niet zeker over zijn of ze een specifieke foto kunnen gebruiken met gerechtvaardigd belang, vragen ze best steeds de persoon die verantwoordelijk is voor AVG om hulp.
Terug naar het voorbeeld van de ngo: laten we zeggen dat Sophie, de social media-manager van de ngo, een paar foto’s heeft genomen van de voorbereiding van het evenement. Op deze foto’s staan een aantal mensen, waaronder Peter. In de foto’s is Peter een paar decoraties op aan het hangen met andere vrijwilligers en daarom denkt Sophie dat het prima is om deze foto’s te plaatsen, uitgaande van gerechtvaardigd belang.
Mededelingsplicht en het recht op bezwaar
In theorie is het niet verplicht om toestemming te vragen voor het plaatsen van een foto of video uitgaande van gerechtvaardigd belang als grondslag. Er geldt echter een mededelingsplicht: je moet de relevante personen op de hoogte brengen van waar en wanneer de foto’s of video’s worden geplaatst om ze de kans te bieden bezwaar aan te tekenen tegen de publicatie.
Natuurlijk hebben verschillende mensen verschillende grenzen waarbij ze zich ongemakkelijk voelen als een foto of video wordt gepubliceerd. Daarom is het een goede gewoonte om gewoon altijd toestemming te vragen om de foto of video te publiceren. Op deze manier heeft de persoon in kwestie een gemakkelijke gelegenheid om bezwaar te maken en voorkom je onaangename verrassingen voor beide partijen.
Ook hier geldt dat de relevante personen in je organisatie zich bewust moeten zijn van deze mededelingsplicht, zodat deze altijd correct wordt toegepast bij het omgaan met foto’s of video’s.
In ons voorbeeld laat Sophie Peter vooraf weten dat er enkele foto’s van hem op de Instagram-pagina van de ngo zullen worden geplaatst. Het blijkt dat Peter zich niet erg op zijn gemak voelt bij het plaatsen van foto’s op internet. Sophie is erg begripvol en stemt ermee in om geen foto’s met Peter erin te publiceren.
Lees meer: Less is more met dataminimalisatie
Gerechtvaardigd belang is niet voldoende als het gaat om gevoelige persoonsgegevens
Omdat foto’s en video’s als persoonsgegevens worden beschouwd, zijn ze ook onderhevig aan het onderscheid tussen normale en gevoelige (of bijzondere) persoonsgegevens.
Voorbeelden van gevoelige persoonsgegevens zijn:
-
Ras of etniciteit
-
Politieke overtuigingen
-
Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen
-
Gezondheidsgerelateerde informatie
-
Seksuele relaties en/of -oriëntatie
-
Vakbondslidmaatschap
Foto’s van werknemers die in een ziekenhuis, tijdens een politieke bijeenkomst of in een kerk zijn gemaakt, worden bijvoorbeeld aangemerkt als gevoelige persoonsgegevens en moeten zorgvuldiger worden behandeld. In dit geval is gerechtvaardigd belang geen rechtsgrond en moet je een andere manier gebruiken om toestemming te krijgen, zoals een toestemmingsformulier.
Laten we nog een laatste keer teruggaan naar het voorbeeld van de ngo, laten we zeggen dat de ngo een evenement organiseert voor een politiek of religieus doel. Als Sophie in dat geval een foto publiceert van Peter die bij dit evenement werkt, zou Sophie de politieke of religieuze overtuigingen van Peter aan de kaak hebben gesteld. Dit is gevoelige informatie die Peter misschien helemaal niet openbaar wil maken. Daarom zijn hier sterkere rechtsgronden nodig.
Lees meer: Wat zijn persoonsgegevens?
Conclusie: je medewerkers dienen zich bewust te zijn van de verschillende grondslagen
De mensen die verantwoordelijk zijn voor de sociale mediapagina’s van je organisatie realiseren zich misschien niet altijd dat anderen het onprettig kunnen vinden om hun gezichten online te hebben staan. Daarom is het een goed idee om een sterk bewustzijn te creëren bij deze medewerkers, zodat ze de AVG-regels begrijpen en kunnen toepassen.
Kortom, het is heel belangrijk om iedereen in je organisatie bewust te maken dat, ja, foto’s en video’s persoonsgegevens zijn, en ja, dat het het beste is om altijd toestemming te vragen aan de relevante mensen of ze zich op hun gemak voelen bij de foto of video die geplaatst wordt.
Ten slotte moeten medewerkers altijd rekening houden met de strengere regels met betrekking tot gevoelige persoonsgegevens. En wanneer er enige onzekerheid is, moeten werknemers altijd de DPO of de persoon die verantwoordelijk is voor AVG in hun organisatie raadplegen.
Om een beter overzicht te krijgen van deze voorgestelde richtlijnen, hebben we een eenvoudige flowchart opgesteld die jij of je medewerkers kunnen gebruiken bij het plaatsen van foto’s of video’s.
De flowchart geeft je medewerkers een snel overzicht van de regels voor het publiceren van foto’s of video’s. We hopen dat je het schema nuttig vindt en dat je iets hebt opgestoken van deze blogpost.
