Viele Organisationen schränken ihre Datenerfassung möglicherweise nur ein, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen. Manche Menschen denken vielleicht, dass Datenminimierung nur etwas ist, das getan werden muss, um eine aus der DSGVO resultierende Geldstrafe zu vermeiden. Durch die Umsetzung von Datenminimierung entstehen jedoch noch weitaus mehr Vorteile.
Datenminimierungen reduzieren das Risiko von Datenverlusten und -verletzungen, da weniger Datensätze die Wahrscheinlichkeit von Schäden verringern. Sie sorgen für eine effizientere Datenspeicherung, wodurch deine Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Durchsuchen von Archiven verbringen müssen. Außerdem sind die abgerufenen Daten akkurat, da sie sicherstellen können, dass die Daten nicht überholt sind. Darüber hinaus wird eine schnellere Reaktion auf Anfragen ermöglicht, da weniger Daten zu prüfen sind. Zudem erhältst du dadurch zufriedenere Kunden. Viele Kunden entwickeln ein wachsendes Bewusstsein für den Wert ihrer persönlichen Daten. Sie werden einem Unternehmen eher vertrauen, wenn sie wissen, dass ihre Daten nicht missbraucht werden. Schließlich spart Datenminimierung auch Kosten. Da jede Datenspeicherung Geld kostet, spart dein Unternehmen mit weniger davon ein paar Ausgaben.
Wie du Datenminimierung in deiner Organisation umsetzen kannst
Wenn du Datenminimierung in deinem Unternehmen umsetzen willst, kannst du die folgenden Leitsätze befolgen. Sie werden dir helfen, den richtigen Weg einzuschlagen.
Fange damit an, den Umfang deiner Datenerhebung zu verringern. Dein Unternehmen muss definieren, welche Daten für die Abwicklung deines Geschäfts unerlässlich sind, und welche nicht. Zudem musst du eindeutige und definierte Protokolle dazu anlegen, welcher Mitarbeiter auf welche Daten zugreifen darf. Zum Beispiel ist es für die Person, die für die Gehaltszahlungen zuständig ist, wichtig, Kreditkarteninformationen der Mitarbeiter zu haben. Das sind aber keine relevanten Daten für einen Mitarbeiter, der im Kundenservice arbeitet.
Zweitens: Verwalte die Daten regelmäßig. Die gesammelten Daten werden früher oder später veralten. Das muss berücksichtigt werden. Mit Datenminimierung sorgst du dafür, dass die Datenbanken regelmäßig aktualisiert werden, um nur noch relevante Informationen aufzubewahren.
Drittens: Lösche systematisch Daten. Dies ist ein Kernaspekt der Datenminimierung. Wenn Benutzerdaten veralten, sind sie für die Bedürfnisse deiner Organisationen nutzlos und nehmen nur noch unnötig Platz weg. Du musst sicherstellen, dass alle Daten, über die deine Organisation verfügt, auch wertvoll sind.
Hier können Sie mehr über unser Awareness-Trainingskurs zu Datenminimierung lesen.