In der heutigen Social-Media-Zeit veröffentlichen Menschen ständig Bilder und Videos von sich und ihren Kollegen online. Auch Unternehmen haben ihre Nutzung von Social Media gesteigert, um ihre Marke zu kommunizieren und das Publikum das Team hinter dem Unternehmen treffen zu lassen. Aus diesem Grund ist es wahrscheinlich, dass auch dein Unternehmen eine Social-Media-Seite mit Bildern und/oder Videos von Mitarbeitern hat. In Anbetracht der DSGVO gibt es bei der Veröffentlichung von Bildern und Videos online einige Dinge zu beachten. In diesem Blogpost werden wir über die wichtigsten Regeln sprechen.
Sind die Bilder privat oder berufsbezogen?
Menschen veröffentlichen ständig Bilder und Videos online, sowohl als Privatpersonen als auch im Rahmen ihrer beruflichen oder ehrenamtlichen Verpflichtungen.
Aus der Perspektive eines Unternehmens ist es völlig in Ordnung, wenn Mitarbeiter private Bilder und Videos online veröffentlichen, da die DSGVO nicht für einzelne Privatpersonen gilt.
Wenn diese Bilder jedoch in einem arbeitsbezogenen Kontext oder von/ im Namen deines Unternehmens gemacht werden, gilt die DSGVO. Das liegt daran, dass dein Unternehmen als Datenverantwortlicher für alle personenbezogenen Daten mit Bezug zum Unternehmen fungiert.
Bilder und Videos, auf denen Menschen zu sehen sind, sind personenbezogene Daten wie jede andere Form von personenbezogenen Daten. Daher sollte dein Unternehmen sie in Übereinstimmung mit der DSGVO behandeln.
Nehmen wir beispielsweise ein NGO oder eine gemeinnützige Organisation, die eine Veranstaltung organisiert, um Geld zu sammeln und ein Bewusstsein für ihr Anliegen zu schaffen. Natürlich werden die Organisatoren vor der Veranstaltung einige Behind-the-Scenes-Bilder auf der Instagram-Seite der gemeinnützigen Organisation posten wollen, um für etwas Hype zu sorgen. Diese von der Organisation veröffentlichten Bilder von Menschen, die für die Organisation arbeiten, unterstehen der DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Wenn man personenbezogene Daten in einer Organisation verarbeitet, benötigt man stets eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten.
Einfach ausgedrückt: Eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bildern und Videos zu haben, bedeutet, die Erlaubnis zu haben, diese Bilder und Videos zu veröffentlichen.
Es gibt mehrere Wege, diese Erlaubnis zu erhalten.
Entweder durch
- Einfache Einverständniserklärung
- Einen Vertrag.
Der Mitarbeitervertrag deines Unternehmens könnte beispielsweise festlegen, dass jeder Mitarbeiter der Verwendung eines Profilbilds auf der „Über uns“-Seite des Unternehmens zustimmt.
Berechtigtes Interesse
Falls dein Unternehmen nicht über solche formellen Möglichkeiten zur Erlangung einer Rechtsgrundlage verfügt, kann es sich dennoch auf etwas berufen, das sich berechtigtes Interesse nennt. Das bedeutet konkret, dass die Person auf dem Foto oder in dem Video keinen Grund haben sollte, sich bloßgestellt, verletzt oder in irgendeiner Weise unwohl zu fühlen, wenn das Foto/Video veröffentlicht wird. Frage dich einfach selbst, ob die Person auf dem Foto oder in dem Video einen Grund haben würde, sich bei einer Veröffentlichung unwohl zu fühlen.
Wenn du dir sicher bist, dass keine solche Gründe bestehen, kannst du die Bilder oder Videos veröffentlichen.
Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der für die Online-Veröffentlichung von Bildern und Videos verantwortliche Mitarbeiter (z. B. der Social-Media- oder Marketing-Verantwortliche) sich über das Konzept des berechtigten Interesses und dessen Anwendung im Klaren ist. Falls er sich unsicher ist, wie er berechtigtes Interesse für ein bestimmtes Foto oder Video anwenden kann, sollte er stets die für DSGVO verantwortliche Person um Hilfe bitten.
Gehen wir zum Beispiel zum NGO zurück und nehmen wir an, dass Sophie, die Social-Media-Managerin des NGOs, einige Bilder zur Vorbereitung für die Veranstaltung gemacht hat. Unter den Personen auf diesen Bildern ist Peter. Auf den Bildern stellt Peter lediglich einige Dekorationselemente auf und hängt mit anderen Freiwilligen rum. Also geht Sophie davon aus, dass es in Ordnung ist, diese Bilder basierend auf einem berechtigten Interesse online zu veröffentlichen.
Offenlegungspflicht und Widerspruchsrecht
Theoretisch ist es nicht notwendig, um die Erlaubnis zur Veröffentlichung eines Fotos oder Videos zu bitten, wenn ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrund geltend gemacht wird. Es besteht jedoch eine Offenlegungspflicht: Du musst die betroffenen Personen darüber benachrichtigen, wann und wo die Bilder oder Videos veröffentlicht werden, um ihnen die Möglichkeit zu geben, der Veröffentlichung des Materials zu widersprechen.
Natürlich haben verschiedene Menschen unterschiedliche Grenzen, wenn es darum geht, wann sie sich bei der Veröffentlichung eines Fotos oder Videos unwohl fühlen würden. Daher sollte man einfach jedes Mal um Erlaubnis fragen, wenn man ein Foto oder Video veröffentlichen will. Auf diese Weise kann die betroffene Person leicht widersprechen und keine Seite erlebt eine unangenehme Überraschung.
Es sei noch einmal darauf hingewiesen, dass sich die zuständigen Personen in deinem Unternehmen über die Offenlegungspflicht im Klaren sein müssen, sodass sie immer korrekt angewendet wird, wenn es um Bilder oder Videos geht.
In unserem Beispiel informiert Sophie Peter vorab darüber, dass einige Bilder von ihm auf der Instagram-Seite des NGOs veröffentlicht werden. Es stellt sich heraus, dass Peter sich nicht wohl dabei fühlt, dass Bilder von ihm im Internet veröffentlicht werden. Sophie versteht das und erklärt sich bereit, keine Fotos zu veröffentlichen, auf denen Peter zu sehen ist.
Berechtigtes Interesse reicht nicht für sensible personenbezogene Daten
Da es sich bei Bildern und Videos um personenbezogene Daten handelt, muss auch bei ihnen zwischen normalen und sensiblen personenbezogenen Daten unterschieden werden.
Beispiele für sensible personenbezogene Daten sind:
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Rasse oder ethnische Zugehörigkeit
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Politische Überzeugungen
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Religiöse oder philosophische Überzeugungen
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Gesundheitsbezogene Daten
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Sexuelle Beziehungen und/oder Orientierung
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Gewerkschaftsmitgliedschaft
Bilder von Mitarbeitern, die in einem Krankenhaus, bei einer politischen Kundgebung oder in einer Kirche gemacht wurden, würden beispielsweise als sensible personenbezogene Daten gelten und müssten sorgfältiger behandelt werden. In diesem Fall stellt berechtigtes Interesse keine Rechtsgrundlage dar und du musst einen anderen Weg finden, Erlaubnis zu erhalten – beispielsweise durch eine Einwilligung.
Wenden wir uns noch ein letztes Mal dem Beispiel des NGOs zu. Sagen wir, dass das NGO eine Veranstaltung für eine politisch oder religiös motivierte Sache veranstaltet. In diesem Fall würde die Veröffentlichung eines Bildes, auf dem zu sehen ist, wie Peter bei dieser Veranstaltung arbeitet, bedeuten, dass Sophie die politischen oder religiösen Überzeugungen von Peter offengelegt hat. Dies sind sensible Informationen, von denen Peter womöglich nicht will, dass sie öffentlich bekannt werden. Daher ist eine stärkere Rechtsgrundlage notwendig.
Fazit: Deine Mitarbeiter sollten sich über die verschiedenen Rechtsgrundlagen im Klaren sein
Die Personen, die für die Social-Media-Seiten deines Unternehmens verantwortlich sind, sind sich unter Umständen nicht darüber im Klaren, dass nicht jeder will, dass sein Gesicht online zu sehen ist. Daher ist es eine gute Idee, bei diesen Mitarbeitern ein starkes Bewusstsein zu schaffen, damit sie die DSGVO-Regeln verstehen und anwenden können.
Zusammenfassend sei gesagt, dass es äußerst wichtig ist, in deinem Unternehmen ein Bewusstsein dafür zu schaffen, dass Fotos und Videos personenbezogene Daten sind und man die betroffenen Personen immer um Erlaubnis bitten sollte, bevor man das Foto oder Video veröffentlicht. Außerdem sollten Mitarbeiter stets die strengeren Regeln in Bezug auf sensible persönliche Daten im Auge behalten. Und falls es Unklarheiten gibt, sollten Mitarbeiter immer den Datenschutzbeauftragten oder die für DSGVO verantwortliche Person in ihrem Unternehmen aufsuchen.
Um einen besseren Überblick über diese vorgeschlagenen Leitlinien zu schaffen, haben wir ein einfaches Flussdiagramm erstellt, dass du oder deine Mitarbeiter verwenden können, wenn Bilder oder Videos veröffentlicht werden sollen.
Wenn Sie neugierig sind, können Sie jederzeit mehr über unser Awareness-Training und unsere Kurse lesen.
