Hvad er et policy management-system?

Kæmper du med at holde styr på politikker og procedurer i din organisation? Politikker kan hurtigt blive et stort rod. I dag vil vi introducere dig til et værktøj, der kan forenkle administrationen af disse politikker: Policy Management System. Vi forklarer, hvad det er, dets vigtigste funktioner, og hvordan det fungerer i den virkelige verden. Vi ser på eksempler fra forskellige brancher, herunder bankvæsen, sundhedsvæsen og produktion. Lad os komme i gang!

Det grundlæggende i et Policy Management System

Det kan være en stor udfordring at administrere politikker uden de rigtige værktøjer. Et Policy Management System kan forenkle det hele og hjælpe dig på disse måder: 

• Organiser politikker på ét sted, så alt er nemt at finde. 

• Hold alle på samme side med de seneste politikversioner. 

• Opdater politikker hurtigt med en strømlinet proces. 

• Automatisk besked til dit team om politikopdateringer. 

• Sikre dine dokumenter med kontrolleret adgang og sikker opbevaring. 

• Spor, hvem der har læst og accepteret politikker, så de overholdes bedre.  
  
  

I næste afsnit vil vi tale om nogle af de vigtigste funktioner i Policy Management Systems. 

Nøglefunktioner i et Policy Management System

Et Policy Management System tilbyder nogle fantastiske værktøjer og funktioner, der hjælper dig med at administrere politikker og holde styr på compliance. Lad os undersøge, hvad disse funktioner er, og hvordan de kan gøre dit job lettere.  

Nem oprettelse af politikker og samarbejde

• Giver enkle værktøjer og skabeloner til at hjælpe dig med at skrive og organisere politikker uden at have brug for ekspertviden.
• Brugervenligt design gør det tilgængeligt for alle teammedlemmer.
• Understøtter samarbejde ved at give flere brugere mulighed for at arbejde på politikker sammen på ét centralt sted.
• Sporer og viser ændringer, der er foretaget i politikker, og viser, hvem der har foretaget hver ændring og hvornår.
• Beholder en komplet versionshistorik for gennemsigtighed og ansvarlighed.

Smidige og enkle godkendelser

• Guider dig gennem hele godkendelsesprocessen for politikker fra start til slut.
• Giver udpegede korrekturlæsere mulighed for at gennemgå, kommentere og godkende politikker, før de færdiggøres.
• Sender automatisk advarsler og påmindelser for at sikre, at anmelderne ikke går glip af deres godkendelsesopgaver.

Ubesværet distribution af politikker

• Distribuerer automatisk godkendte politikker til de relevante personer eller grupper.
• Sender påmindelser for at sikre, at alle holder sig informeret om nye eller opdaterede politikker.
• Sørger for, at alle teammedlemmer er opmærksomme på og forstår de seneste politikker og forventninger.

Hold nemt styr på ændringer

• Opretholder en detaljeret oversigt over alle ændringer i politikkerne, herunder opdateringer, tilføjelser og sletninger.
• Giver brugerne mulighed for at se og sammenligne forskellige politikversioner for at se, hvad der er ændret over tid.

Sikker og kontrolleret adgang

• Administrerer adgang til politikker baseret på brugerroller og tilladelser.
• Kontrollerer, hvem der kan se, redigere eller godkende politikker for at sikre, at følsomme oplysninger beskyttes.
• Sørger for, at teammedlemmer kun får adgang til de oplysninger, der er relevante for deres rolle og ansvarsområder.

Nu hvor vi har dækket de vigtigste funktioner, kan vi gå videre til, hvordan forskellige brancher bruger Policy Management Systems. 

Hvordan Policy Management Systems fungerer på tværs af brancher 

Lad os se på, hvordan Policy Management Systems bruges inden for forskellige områder som bankvæsen, sundhedsvæsen og produktion. Disse systemer er ikke bare one-size-fits-all, de er fleksible værktøjer, der kan tilpasses, så de passer til behovene i forskellige brancher. Se her, hvordan de gør en forskel i hver enkelt: 

Policy Management Systems in banking 

Et Policy Management System fungerer som et centralt værktøj til at organisere og vedligeholde forskellige bankpolitikker og -procedurer for at sikre overholdelse og effektivitet. Her er, hvordan et PMS understøtter banker:

• Organiserer politikker for bekæmpelse af hvidvaskning af penge: Opbevarer og administrerer AML-politikker og sikrer, at de er opdaterede og kommunikeret til teamet.
• Understøtter GDPR-overholdelse: Hjælper med at administrere GDPR-relaterede dokumenter og sporing af samtykkeformularer til beskyttelse af kundedata.
• Dokumenterer procedurer for afsløring af svindel: Hjælper med at organisere og opdatere procedurer til at opdage og reagere på svindel.
• Sporing af finansielle bestemmelser: Vedligeholder optegnelser over finansielle bestemmelser og hjælper med at sikre, at de er aktuelle og tilgængelige.
• Faciliterer interne revisioner: Organiserer dokumentation og understøtter den interne revisionsproces til kontrol af overholdelse.
• Opdaterer politikker for kundeklager: Holder styr på politikker for håndtering af klager og sikrer, at de er aktuelle.
• Håndterer dokumentation af sikkerhedspolitikker: Hjælper med at organisere og kommunikere sikkerhedspolitikker for både fysiske og digitale aktiver.

Politikstyringssystemer i sundhedsvæsenet 

Et Policy Management System kan forbedre den måde, du håndterer regler på i sundhedssektoren, så du kan overholde dem og fokusere på patientpleje. Sådan gavner et PMS sundhedsudbydere: 

• Håndtering af patienters privatliv og overholdelse af lovgivningen: Hjælper dig med at holde fortrolighedspolitikker og samtykkeerklæringer i overensstemmelse med lovgivning om privatlivets fred og regler. 
• Sporing af personalets uddannelse og certificeringer: Hjælper med at føre optegnelser over personalets uddannelse og certificeringer, hvilket understøtter overholdelse af kvalifikationer til forskellige roller.
• Organisering af dokumenter til audits: Giver et centralt sted til opbevaring og organisering af dokumenter, hvilket gør audits mere effektive.
• Streamlining af procedurer for hændelsesrapportering: Understøtter dokumentation og organisering af processer for hændelsesrapportering for hurtigere og mere effektiv løsning.
• Vedligeholdelse af politikker for infektionskontrol: Hjælper med at dokumentere og administrere politikker relateret til bedste praksis for infektionskontrol for patientsikkerhed.
• Håndtering af politikker for medicinsk udstyr: Organiserer politikker for vedligeholdelse af medicinsk udstyr og sørger for, at det overholder reglerne.

Politiske ledelsessystemer i produktionen 

Et Policy Management System er afgørende for produktionsindustrien. Det hjælper dig med at holde tingene kørende og holde styr på alle de vigtige regler og bestemmelser. Her er, hvordan et PMS gør manufarering nemmere: 

• Opsætning og styring af sikkerhedsprotokoller: Hjælper dig med at organisere og spore sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at de følges for at skabe en sikker arbejdsplads.
• Overvågning af produktinspektioner og kvalitetskontrol: Hjælper med at dokumentere inspektioner og opretholde høje standarder for de produkter, du fremstiller.
• Håndtering af miljøregler: Hjælper dig med at holde styr på regler for affaldshåndtering og forureningskontrol, så du overholder miljøreglerne.
• Koordinering af personalets uddannelse og certificering: Hjælper dig med at holde styr på, hvem der skal uddannes og certificeres, så du er sikker på, at alle er opdateret på procedurer og udstyr.
• Bevarelse af stærke leverandørrelationer: Hjælper med at dokumentere og administrere oplysninger for at sikre, at leverandørerne lever op til kvalitetsmæssige og etiske standarder.
• Planlægning af regelmæssig maskinvedligeholdelse: Hjælper dig med at holde styr på vedligeholdelsesplaner for at holde dit udstyr i god form og undgå produktionsforsinkelser.
• Dokumentation af hændelser til effektive audits: Hjælper dig med at organisere hændelsesregistreringer for at sikre, at audits er effektive, og at problemerne løses korrekt.

Fordelene ved et politikstyringssystem 

Et Policy Management System er mere end bare et værktøj, det er din hjælp til at få alt til at køre som smurt i din organisation. Se her, hvordan et PMS kan gøre en stor forskel: 

Efterlevelse gjort enkelt

Et PMS gør det nemt og stressfrit at håndtere compliance. Det sikrer, at dine politikker altid er opdaterede, og at dit team ved, hvad der kræves for at overholde reglerne. Du behøver ikke længere at kæmpe for at overholde deadlines eller bekymre dig om lovændringer, du får alle dine compliance-behov håndteret effektivt. 

Gør administration af politikker til en leg

Glem alt om manuelle opdateringer og mistede dokumenter. Med et PMS bliver det meget nemmere at administrere policer. Automatiske påmindelser og notifikationer betyder mindre arbejde for dig, hvilket sparer tid og hjælper dit team med at fokusere på det, der virkelig betyder noget. Desuden kan du blive papirløs, hvilket er godt for både dit budget og miljøet. 

Hold alle opdateret  

Med et PMS får alle de seneste opdateringer af politikkerne, lige når de har brug for dem. Regelmæssige opdateringer og nem adgang til information sikrer, at alle ved, hvad der forventes, hvilket er med til at opbygge en stærk kultur, hvor man følger reglerne. 

Øg medarbejdernes engagement 

Ved at sende politikker ud og spore, hvem der har læst dem, hjælper et PMS medarbejderne med at forblive engagerede og ansvarlige. Det er nemt for dem at anerkende og forstå politikker, som understøtter et positivt arbejdsmiljø. 

Beskyt dit brands omdømme

En PMS hjælper med at beskytte din organisation mod juridiske problemer ved at sikre databeskyttelse og -sikkerhed. Det holder dig ikke kun i overensstemmelse med reglerne, men opbygger også tillid hos dine kunder og viser, at du er forpligtet til at beskytte deres oplysninger. 

Anbefalede politikker og gratis skabeloner  

Det kan være nemt og effektivt at komme i gang med policy management med de rigtige værktøjer og ressourcer. Her er tre vigtige politikker, som vi anbefaler til enhver organisation, sammen med gratis skabeloner for at hjælpe dig med at komme i gang: 

IT-sikkerhedspolitik

Denne politik beskriver dine it-sikkerhedsmål og -procedurer for at holde dine tekniske systemer sikre. Den er afgørende for at beskytte dine data mod cybertrusler. Få den gratis skabelon for at komme i gang med at udarbejde din politik og tjekke vores blogindlæg for nemme tips til, hvordan du implementerer it-sikkerhedsforanstaltninger, fra opsætning af firewalls til styring af adgangskontrol. 

Politik for acceptabel brug

Definer, hvad der er i orden, og hvad der ikke er, når du bruger din virksomheds IT-ressourcer. Denne politik hjælper med at opretholde et sikkert og produktivt arbejdsmiljø ved at fastsætte klare regler for alle. Download den gratis skabelon. for at oprette din egen politik for acceptabel brug og læse vores blogindlæg for bedste praksis for håndhævelse af disse retningslinjer, herunder hvordan man håndterer overtrædelser og kommunikerer forventninger.

Password policy

Opret stærke, effektive adgangskoder for at holde dine konti og data sikre. En solid adgangskodepolitik er nøglen til at forhindre uautoriseret adgang og databrud. Hent den gratis skabelon for at komme i gang og få mere at vide om adgangskodestrategier i denne blogindlæg.

Policy Management og it-sikkerhed 

Vi håber, at du nød at lære om, hvordan et Policy Management System kan gøre det nemmere og mere effektivt at administrere din organisations politikker. 

Vi har en række gratis ressourcer, der er designet til at hjælpe dig med at styrke din sikkerhedskultur og holde dit team informeret. Start med 4 af vores GRATIS awareness-træningskurser for at give dit team en solid start på cybersikkerheden. Og tjek vores phishing-simuleringer til at opdage og reagere på trusler.  

Og gå ikke glip af vores gratis cybersikkerhedsplakater til hurtige påmindelser rundt omkring på kontoret og lyt til Coffee and Cybersecurity, vores podcast, hvor vi taler om de nyeste it-sikkerhedstendenser, mens vi drikker kaffe. 

Vi håber, at du finder disse værktøjer nyttige, når du tager din politikstyring og it-sikkerhedspraksis til det næste niveau.