Da aufgrund von COVID-19 immer noch viele Menschen von zuhause aus arbeiten, haben sich Videokonferenzen schnell zu einem noch wichtigeren Arbeitsmittel für Unternehmen und Organisationen entwickelt. Während dieser Videokonferenzen kann allerdings vieles schiefgehen. Zum Beispiel könnte jemand aus Versehen persönliche oder vertrauliche Informationen preisgeben, wenn er seinen Bildschirm freigibt. Lies weiter und erfahre, wie du Sicherheitsverletzungen bei der Freigabe deines Bildschirms verhindern kannst.
Chancen und Herausforderungen bei der Verwendung von Videokonferenzdiensten
Wie du vielleicht auch schon in deinem eigenen Arbeitsumfeld bemerkt hast, spielen Videokonferenzen in unserem Berufsleben eine wichtige Rolle. Die Tatsache, dass man Meetings abhalten und an ihnen teilnehmen kann, ohne physisch anwesend zu sein, sorgt für große Flexibilität. Ganz zu schweigen davon, dass man im Home-Office bei Besprechungen auch kurze Hosen und bequeme Hausschuhe tragen kann.
Die Frage, die du dir allerdings stellen solltest, lautet: Hat deine Organisation Richtlinien herausgegeben, welche Dienste für die Durchführung von Videokonferenzen genutzt werden dürfen? Viele Dienste können für Videokonferenzen genutzt werden, z. B. Skype, Teams, Zoom, Google M, Slack oder TeamViewer.
Hinsichtlich der Funktionsfähigkeit unterscheiden sich die Dienste in der Regel kaum, aber es kann große Unterschiede hinsichtlich der Sicherheitsvorkehrungen geben. Unter anderem gibt es Unterschiede zwischen den verschiedenen Diensten bei:
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dem Speicherort, an dem persönliche Daten gesichert werden und
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Der Qualität der IT-Sicherheit des Dienstes
Aus diesem Grund haben einige Organisationen sich dazu entschieden, festzulegen, welche Dienste von ihren Mitarbeitern genutzt werden dürfen. Auf diese Weise können sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter denselben Dienst verwenden und die Organisation beim Datenschutz unterstützen.
Hinweis: Sollte deine Organisation keine Richtlinien für die Nutzung von Videokonferenzdiensten ausgegeben haben, dann solltest du möglicherweise prüfen, welcher Dienst deinen Anforderungen am besten entspricht. Wir empfehlen, dass du denselben Dienst in deiner gesamten Organisation nutzt, da dies die Sicherheit erhöht und die Komplexität reduziert.
Vorbereiten auf die Bildschirmfreigabe
Mindestens einmal pro Meeting wird einer der Teilnehmer seinen Bildschirm für die anderen Teilnehmer in der Videokonferenz freigeben. Die Bildschirmfreigabe erlaubt eine direkte Sicht auf den Bildschirm eines Teilnehmers und ermöglicht es den anderen, sich z. B. eine Präsentation oder relevante Dokumente anzusehen.
Dies hat allerdings auch einen Nachteil. Die Bildschirmfreigabe birgt das Risiko, dass andere Teilnehmer versehentlich persönliche oder vertrauliche Informationen zu sehen bekommen, die nicht für sie bestimmt sind. Dies kann ganz leicht passieren, z. B. wenn du vergisst, nicht benötigte Dateien, Fenster und Anwendungen vor Beginn des Meetings zu schließen.
Hier ein Beispiel: Linda arbeitet als Verkaufsleiterin und hat eine Besprechung mit einem potenziellen Kunden. Das Problem beginnt damit, dass Linda vergessen hat, einige Tabellenkalkulationen vor Beginn der Videokonferenz zu schließen. Als sie ihren Bildschirm freigibt, erscheinen auch zwei Tabellenkalkulationen auf dem Bildschirm. Plötzlich erhält der Kunde Einblick in vertrauliche Informationen über das Unternehmen und andere Kunden.
Du fragst dich jetzt vielleicht, wie du Lindas Fehler vermeiden kannst, wenn du deinen Bildschirm in einer Videokonferenz freigibst? Nun, in diesem Fall gilt der Grundsatz: „Eine gute Vorbereitung ist das A und O.“ Wenn du dich in einer Situation befindest, in der du deinen Bildschirm während einer Videokonferenz freigeben musst, dann solltest du dich darauf entsprechend vorbereiten. Stelle sicher, dass du alle Dateien, Fenster und Anwendungen schließt, bei denen du nicht möchtest, dass andere Teilnehmer sie sehen könnten. Es reicht nicht aus, sie einfach nur zu minimieren oder zu verbergen. Sie müssen komplett geschlossen werden.
Darüber hinaus verfügst du bei der Bildschirmfreigabe in der Regel über verschiedene Optionen: Du hast die Wahl, ob du deinen gesamten Desktop freigibst oder nur ein bestimmtes Fenster auf dem Bildschirm mit den Teilnehmern teilen möchtest. Indem du nur ein bestimmtes Fenster teilst (z. B. eine PowerPoint-Präsentation), begrenzt du das Risiko, Dinge zu teilen, die du eventuell vergessen hast zu schließen. Nichtsdestotrotz wird die beste Lösung immer darin bestehen, alle Fenster mit Informationen, die du nicht mit anderen teilen möchtest, vollständig zu schließen.
Zu guter Letzt ist es sehr wichtig, dass der IT-Leiter dieses Wissen an sein Team weitergibt.
Wenn andere ihren Bildschirm freigeben...
Manchmal bist du nicht du es, sondern ein anderer Videokonferenz-Teilnehmer, der seinen Bildschirm freigibt. Auch wenn es nicht in deiner Verantwortung liegt, anderen vorzuschreiben, wie sie ihre Daten während einer Videokonferenz schützen, kannst du ihnen aber dennoch etwas unter die Arme greifen.
Solltest du dich in einer Situation befinden, in der eine andere Person aus Versehen etwas auf ihrem Bildschirm freigegeben hat, das du nicht sehen solltest, dann mache diese Person bitte darauf aufmerksam! Das ist ungefähr so, als ob du jemanden darauf hinweist, dass er Essensreste zwischen seinen Zähnen hat. Zunächst mag es vielleicht ein bisschen unangenehm sein, aber du würdest so etwas mit Sicherheit auch sofort wissen wollen.
Entscheide dich für einen Dienst und schule deine Mitarbeiter
Als Fazit lässt sich sagen, dass du einen Videokonferenzdienst auswählen musst, der den Anforderungen deiner Organisation entspricht. Auf diese Weise reduzierst du die Komplexität und kannst sicherstellen, dass es einfacher wird, sich an gute Datenschutzpraktiken zu halten.
Darüber hinaus solltest du dein Team informieren und es dazu auffordern, alle Fenster mit vertraulichen oder privaten Daten vor dem Beginn von Sitzungen zu schließen. Wenn du es dir zur Gewohnheit machst, vorher alles zu schließen, verringerst du automatisch das Risiko der Offenlegung vertraulicher Daten.
